Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Индексирование краеведческих документов




Скачать 246.06 Kb.
Дата26.06.2017
Размер246.06 Kb.
ТипЗадача
ИНДЕКСИРОВАНИЕ КРАЕВЕДЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Общие принципы индексирования


  1. Объектом индексирования является краеведческий документ или краеведческий фрагмент (фрагменты) некраеведческого документа. В частично краеведческих документах индексируется только краеведческий материал. Если краеведческие фрагменты некраеведческого документа неоднородны по содержанию, то отдельно индексируется каждый фрагмент.




  1. Индексирование производится по тексту документа, а не по заглавию; отражается реальное содержание документа, даже своим собственным (ни в коем случае не по описанию или аннотации). Если текст небольшой, он обязательно просматривается целиком.




  1. Индексируется именно содержание, а не форма. Нужно помнить, что существует еще библиографическое описание, отражающее формальные признаки документа, и стараться экономить на этом. Об этом особенно важно помнить, когда мы сталкиваемся с публикациями документов (постановлениями, уставами и т. п.) и материалами с выраженным жанром (рецензия, путеводитель, некролог и пр.)


4. Задача индексирования — представить данный конкретный документ (статью, книгу, фрагмент текста), а не запросы к нему. Мы отражаем его содержание в том объеме и тех аспектах, которые характерны именно для данного документа.
5. Нужно стремиться к экономичности индексирования: стараться раскрыть содержание документа минимально возможным числом рубрик, вводя дополнительные по необходимости. (В частности, не надо раскрывать по частям однородный материал, перекрытый общей рубрикой).
7. Независимо от того, какие и сколько инструментов индексирования используются, индексирование производится полностью в рамках каждого отдельного инструмента. Нельзя часть содержания проиндексировать предметными рубриками, а другую часть — ключевыми словами. Работая с одним инструментом индексирования, надо на время забыть о других.

Анализ документа

Анализ документа — первый и наиболее ответственный этап индексирования его содержания. Ошибки, допущенные на этом этапе, сложнее всего обнаруживать и исправлять. Основная опасность — неадекватность передачи содержания документа.

Анализ документа осуществляется независимо от того, какие инструменты (ключевые слова, предметные рубрики, индексы классификации) будут затем использованы для индексирования. Одни и те же результаты анализа могут стать основой и индекса классификации, и предметной рубрики, и набора ключевых слов.
1. Сначала определяем главное содержание документа.

1. 1. О чем или о ком рассказывается в документе? Каков его главный предмет? Ищем самое узкое понятие, под которое предмет помещается целиком. Если книжка о тверском князе Михаиле, то предмет — не история России и не история Тверского княжества и не тверские князья, а сам этот князь, конкретная персона.

Бывает, что даже для определения главного содержания документа нельзя ограничиться одним именем или предметом — например, книга или статья посвящена в равной мере нескольким людям или нескольким населенным пунктам или нескольким учреждениям. В таком случае сначала пытаемся понять, что общего между ними. Если это общее удается найти (например, все люди — архангелогородские воеводы или доярки одного совхоза, все населенные пункты — села одного района и пр.), достаточно использовать эту обобщенную формулировку. Если нет, придется показывать каждый такой предмет по отдельности.


1.2. Вводим в формулировку главного предмета необходимые уточнения. Достаточно ли просто назвать его? Не нужно ли уточнить, например, географические пределы (не просто монастыри, а монастыри города Архангельска)? Не нужно ли уточнить, например, хронологию (не просто гражданская война, а конкретно события 1918 г.)? Не нужно ли уточнить аспект рассмотрения (например, не просто конкретное сражение, а только его историография или только участники)?
1.3. Теперь смотрим, что именно сообщается о данном объекте. Например, о лице — биография, о заводе — история или, наоборот, планы развития, о реке — экологическое состояние. Бывает, что предмет отражен во всех возможных аспектах (прошлое, настоящее и будущее села в связи с юбилеем): тогда от уточнения аспектов можно отказаться, заменив их указанием жанра материала (как правило, “комплексного”: например, очерк, путеводитель, справка).

1.4. Результаты анализа главного содержания документа записываем обычным предложением (без сказуемого), в которое должно попасть все существенное.
2. Теперь смотрим, исчерпывается ли этой фразой все содержание документа. Не осталось ли чего-то важного, что тоже надо передать? Такая необходимость может возникнуть, если:

— есть отдельные части текста, резко выделяющиеся по объему сообщаемых сведений;

— есть уникальные, редко встречающиеся в литературе сведения (независимо от объема), которые надо вытащить, чтобы они не потерялись;

— есть аспекты, “выпадающие” из-под формулировки главного содержания документа (предмета или характера сообщаемых о нем сведений).

Тогда для каждого такого дополнительного фрагмента создается своя запись — точно так же, как и для главного содержания (см. выше).
3. Таким образом, в результате анализа документа мы получили текст (в сущности, готовую аннотацию): одно или несколько предложений, в сумме отражающих все существенное с краеведческой точки зрения содержание данного документа. Число таких предложений зависит от степени “монолитности” содержания документа:

Как правило, достаточно одного предложения, если:

— рассматривается один предмет, притом комплексно — во всех возможных аспектах (например: прошлое, настоящее и перспективы развития населенного пункта; жизнь и творчество персоны, общий очерк местности, этнографическое описание группы населения);

— рассматривается один предмет в одном-единственном аспекте (например, история судостроения в Северодвинске, оборонное значение Соловецкого монастыря, открытие памятника Ломоносову).

Как правило, будет несколько предложений, если:

— единственный предмет рассматривается в нескольких разных (не сводимых под одну обобщенную формулировку) аспектах (например, родословная М. В. Ломоносова и увековечение памяти его в Архангельской губернии, национальный состав и миграции населения области). В подобных случаях предложений столько, сколько аспектов.

— несколько разных предметов рассматриваются в одном и том же аспекте (например, документ посвящен судьбам нескольких персон, в разное время сосланных в Пустозерск; или в хронике событий описаны юбилеи нескольких местных учреждений). В подобных случаях предложений столько, сколько предметов.

Типичная ошибка — стремление объединить все выявленное содержание в одном предложении. Ее легко обнаружить: все правильно построенные предложения должны быть простыми и содержать одно подлежащее. Кроме того, в одном предложении не могут находиться понятия, связанные между собой иерархически.


Формализация результатов анализа. превращение полученных словесных формулировок в индекс
Если мы используем таблицы классификации, все очевидно: каждый из выделенный смысловых компонентов текста получает свой индекс в соответствии с избранной схемой классификации.

Если используются ключевые слова (всегда только из текста документа!), то выделенные нами смысловые компоненты служат в качестве ориентира и для проверки достаточности выделенного набора ключевых слов.

Если мы используем язык предметных рубрик, нам предстоит стандартизировать полученные предложения-заготовки, представить каждый их элемент в единственной форме, независимой от личных пристрастий и словарного запаса сотрудников, ведущих каталог. Если этим пренебречь, возникает серьезная опасность — образование “параллельных рядов”: одни и те же предметы, лица, явления из-за самых незначительных расхождений в формулировках отражаются по-разному, что порождает потери информации при поиске.
1. Сначала надо сначала выделить и рассортировать все значимые слова (элементы) полученных предложений по типам, поскольку каждый тип стандартизируется по своим правилам..

Типы элементов: главные: персона, коллектив, географическое понятие, унифицированное заглавие документа, тема. Их отличительный признак: они могут становиться заголовками библиографического описания. Еще могут быть: признаки жанра или формы (очерки, воспоминания, правила и пр.), даты и другие обозначения времен, обычные слова типа: изучение, история, статистика, влияние и пр.


2. Для слов-реляторов типа “использование”, “влияние” и пр. и для формальных характеристик жанров удобно создать список вариантов и иметь его рядом с компьютером (чтобы одинаковый материал по возможности не “разбегался” под разные формулировки: статистические сведения и статистика, мемуары и воспоминания и пр.). Все формальные характеристики, за редким исключением, используются во множественном числе: “отчеты”, “мемуары”, “документы”, “очерки” и т. п.
3. Для таких главных элементов, как персона, коллектив, географическое название и название документа (или другого материального объекта, известного под собственным именем), используются правила формулирования заголовков библиографической записи (в соответствии с ГОСТ 7.80–2000 “Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления”): соответственно индивидуального автора, коллективного автора, географического названия и унифицированного заглавия. Несколько неочевидных случаев:

— суда и экспедиции рассматриваются как учреждения;

— учреждения, являющиеся одновременно и самостоятельным географическим объектом (например, железнодорожные станции, пограничные заставы, таможенные пункты, монастыри) рассматриваются как учреждения или географические названия в зависимости от аспекта рассмотрения в документах. Если по-разному, условно выбирается один вариант — тот, который встретился первым или встречается чаще.

— улицы, площади, районы и другие части населенных мест рассматриваются как географические названия;

— памятники рассматриваются как унифицированные заглавия (если автор неизвестен) или по модели “автор — заглавие” (если он известен);

— музейные и архивные экспонаты рассматриваются по аналогии с памятниками, если имеют собственное название; в остальных случаях — как тема.


4. Все, что нельзя отнести к четырем вышеприведенным типам главных элементов, мы относим к “темам”. Типичными вариантами тем являются, например:

— отрасль или очень широкий тематический комплекс (Учебные заведения; Население; Промыслы; Промышленность);

— классы или типы предметов (Леса, Ярмарки)

— категории и типы учреждений, обществ и т.п. (Аптеки, Заводы, Пожарные общества);

— категории и группы людей, выделенные по любому признаку (Поэты, Карелы, Подростки)

— явления, события (в том числе исторические), проблемы и т. п.

Темы не используются в качестве заголовков библиографической записи, поэтому они формулируются и унифицируются по своим правилам.

Если тема имеет устойчивую формулировку в литературе и справочниках (т. н. “термин”), мы поступаем с ней так же, как и с именами собственными: приводим ее именно в этой формулировке, ничего не меняя.

Если нет, выбор формулировки за тем сотрудником, который первый столкнется с данной темой. Единственное, что тогда нужно сделать — решить вопрос о применении инверсии. В принципе можно вообще отказаться от применения инверсии в электронном каталоге, но для краеведческих каталогов это не полезно.

Инверсия применяется по определенным правилам, в зависимости от того, какое прилагательное: модифицирующее или ограничивающее. Модифицирующие прилагательные (т. е. такие, которые меняют смысл существительного) не инвертируются, а ограничительные (сужающие смысл существительного) — инвертируются всегда.


5. На самом деле каждое понятие, которое мы отнесли к числу главных элементов, уникально. Поэтому для таких элементов (для каждого из них отдельно) создаются справочные (“авторитетные”) записи, чтобы можно было надежно отличать их один от другого. Структура дополнительных сведений для каждого типа элементов своя: например, для персон разные формы имени, даты жизни, род занятий; для географических объектов — территориальная принадлежность и географический статус, для учреждения — местонахождение, тип, профиль деятельности и пр.
6. Одно и то же понятие, явление и пр. может быть отражено в литературе, известно публике и представлено в каталоге под разными названиями. Как выбирать правильный вариант из нескольких существующих и возможных? Тоже по правилам:

— если это имя собственное (имя лица, географическое название, название учреждения, название произведения искусства или памятника архитектуры), мы обращаемся к наиболее надежным справочникам и выверяем формулировку по ним. О том, какие источники следует считать наиболее надежными, желательно договориться. Но в любом случае самые краткие сведения об источнике (вплоть до аббревиатуры) принято указывать в специальном поле авторитетной записи. Если нет надежного печатного источника или данные о предмете еще нигде не отражены, принято по возможности обращаться к тем, кто владеет такой информацией (к авторам и героям публикаций, в редакции газет, в учреждения и пр.).


7. Внимание! Однажды построенный и оформленный в качестве основной авторитетной записи элемент используется одинаково в заголовке библиографической записи и в любых предметных рубриках; в любой части предметной рубрики: заголовке, первом, втором и каком угодно подзаголовке. Не допускаются даже незначительные различия! Если формулировка элемента должна быть изменена (например, в результате редактирования или получения новых сведений), она заменяется в самой авторитетной записи и везде, где она применяется.
8. Массив справочных, или авторитетных, записей (авторитетный файл) строится и работает как сеть с элементами в качестве узлов и разнообразными связями между ними. Ни один элемент ПР не может быть помещен в авторитетный файл без хотя бы одной связи с уже живущими в нем элементами. В авторитетном файле существуют два типа связей: отсылки (“см.”) и связывающие ссылки (“см. также”).
9. Абсолютно необходимо, чтобы все, кто создает и использует каталог, использовали для одного и того же предмета одну и ту же формулировку. Поэтому в авторитетный файл обязательно вносятся все распространенные отвергнутые варианты формулировок предмета — с отсылкой (“см.”) к правильному варианту. Эта отсылка всегда направлена в одну сторону; под отвергнутой формулировкой не должно быть ни одной библиографической записи. Направления отсылок известны:

— от неинвертированной формы к инвертированной (если инверсия применяется);

— от отвергнутых синонимов к принятому варианту;

— для географических названий: от неофициальных к официальным, от менее известных к более известным, от прежних к ныне существующим;

— для персон: от псевдонимов и прозвищ к настоящим именам (за исключением случае, когда человек известен только или в основном под псевдонимом или прозвищем: тогда наоборот); от девичьих фамилий к фамилиям в замужестве, и т. п.

— для унифицированных заглавий: от неофициальных, бытовых названий к официальным или наиболее распространенным.


10. Учитывая принципиальную конкретность и разномасштабность элементов, надо связать между собой (“см. также”) содержательно близкие элементы, чтобы обеспечить простоту тематического поиска, полноту и точность его результатов.

Основные направления связей:

— между конкретным учреждением и персонами, имеющими к нему отношение (сотрудниками, руководителями, создателями и пр.)

— между конкретным учреждением и типом учреждений;

— между типом учреждений и соответствующей отраслью;

— между персоной и категорией (категориями) персон, к которой она принадлежит, например, по роду занятий (т. н. “коллективной персоналией”);

— между персоной и ее произведениями;

— между “коллективной персоналией” и отраслью;

— между “коллективной персоналией” и темой;

— между географическими объектами разного уровня;

— между темами разного уровня, и т. д.
11. Выбор между отсылками и связывающими ссылками не всегда очевиден, если предмет менялся. Поэтому напомним, что отсылки (“см.”) используются в тех случаях, когда изменилось только его название, а содержание осталось прежним (например, переименован населенный пункт, изменила имя или фамилию персона, изменило название учреждение). И наоборот, связывающие ссылки (“см. также”) используются тогда, когда изменилось содержание или существенные характеристики объекта, даже при сохранении названия (например, населенный пункт поменял географический статус, учреждение изменило профиль деятельности).
Построение предметных рубрик
1. Предметные рубрики могут быть простыми (состоять только из одного элемента — заголовка) или сложными (включать заголовок и один или несколько подзаголовков). Для краеведческого каталога появление простых рубрик почти исключено.



2. Предметная рубрика формируется из готовых элементов, существующих в авторитетном файле. Последовательность элементов в “цепочке” имеет большое значение (один и тот же набор элементов, выстроенных в разном порядке, имеет разное содержание).
3. Сначала выбираем заголовок предметной рубрики, принимая во внимание следующие правила:

Если в наборе элементов данной рубрики есть имя лица (персона), как правило, именно оно становится заголовком.

Если в наборе элементов данной рубрики есть название коллектива (учреждения), как правило, именно оно становится заголовком;

Если в наборе элементов данной рубрики есть унифицированное заглавие, как правило, именно оно становится заголовком;

Географическое название становится заголовком только в двух случаях:

— если именно данному географическому объекту посвящен документ (как правило, комплексного содержания: описание, очерк, путеводитель и пр.);

— если аспект рассмотрения географического объекта выражен “несамостоятельным” понятием (которое поэтому просто не может быть заголовком), например: “история”, “справка”, “население”, “колонизация”, “изучение” и пр.

Обозначение времени (“хронология”) никогда не становится заголовком, если оно выражено датами. Исторические периоды, выраженные словесными формулировками (например, “Смутное время”, “Литовское разорение”) могут становиться заголовками — тематическими.


4. Последовательность подзаголовков определяется индивидуально для каждой предметной рубрики. Не существует никаких ограничений и правил, жестко фиксирующих место в “цепочке” определенных типов подзаголовков!

Первыми после заголовка встают элементы, последовательно сужающие его содержание. Когда это сделано, за ними встает элемент, показывающий характер сообщаемых о предмете сведений, а уже за ним — элементы, сужающие его содержание. Последним чаще всего (но не обязательно) оказывается элемент, характеризующий форму документа.


5. При затруднениях в построении рубрики можно воспользоваться простым правилом: в исходном обычном предложении последнее дополнение — т. е. последнее существительное в косвенном падеже — становится заголовком, предпоследнее — первым подзаголовком и т. д., вплоть до первого слова, обычно замыкающего предметную рубрику.

Это правило удобно использовать и для контроля правильности уже построенных рубрик: “цепочка”, прочитанная от конца к началу (минуя географические названия и “хронологию”, которые добавляются к конце) должна выглядеть нормальным осмысленным предложением. Например:



Дань государская и церковная — Порядок сбора, кон. XVII – нач. XVIII вв. — Акты (Акты о порядке сбора государской и церковной дани в конце XVII – начале XVIII вв.)

Маяки — Белое море — описание (Описание маяков Белого моря)



  1. Индексируется именно содержание, а не форма. Нужно помнить, что существует еще библиографическое описание, отражающее формальные признаки документа, и стараться экономить на этом. Об этом особенно важно помнить, когда мы сталкиваемся с публикациями документов (постановлениями, уставами и т. п.) и материалами с выраженным жанром (рецензия, путеводитель, некролог и пр.)


5. Задача индексирования — представить данный конкретный документ (статью, книгу, фрагмент текста), а не запросы к нему. Мы отражаем его содержание в том объеме и тех аспектах, которые характерны именно для данного документа.
6. Нужно стремиться к экономичности индексирования: стараться раскрыть содержание документа минимально возможным числом рубрик, вводя дополнительные по необходимости. (В частности, не надо раскрывать по частям однородный материал, перекрытый общей рубрикой).
7. Независимо от того, какие и сколько инструментов индексирования используются, индексирование производится полностью в рамках каждого отдельного инструмента. Нельзя часть содержания проиндексировать предметными рубриками, а другую часть — ключевыми словами. Работая с одним инструментом индексирования, надо на время забыть о других.

Анализ документа

Анализ документа — первый и наиболее ответственный этап индексирования его содержания. Ошибки, допущенные на этом этапе, сложнее всего обнаруживать и исправлять. Основная опасность — неадекватность передачи содержания документа.

Анализ документа осуществляется независимо от того, какие инструменты (ключевые слова, предметные рубрики, индексы классификации) будут затем использованы для индексирования. Одни и те же результаты анализа могут стать основой и индекса классификации, и предметной рубрики, и набора ключевых слов.
1. Сначала определяем главное содержание документа.

1. 1. О чем или о ком рассказывается в документе? Каков его главный предмет? Ищем самое узкое понятие, под которое предмет помещается целиком. Если книжка о тверском князе Михаиле, то предмет — не история России и не история Тверского княжества и не тверские князья, а сам этот князь, конкретная персона.

Бывает, что даже для определения главного содержания документа нельзя ограничиться одним именем или предметом — например, книга или статья посвящена в равной мере нескольким людям или нескольким населенным пунктам или нескольким учреждениям. В таком случае сначала пытаемся понять, что общего между ними. Если это общее удается найти (например, все люди — архангелогородские воеводы или доярки одного совхоза, все населенные пункты — села одного района и пр.), достаточно использовать эту обобщенную формулировку. Если нет, придется показывать каждый такой предмет по отдельности.


1.2. Вводим в формулировку главного предмета необходимые уточнения. Достаточно ли просто назвать его? Не нужно ли уточнить, например, географические пределы (не просто монастыри, а монастыри города Архангельска)? Не нужно ли уточнить, например, хронологию (не просто гражданская война, а конкретно события 1918 г.)? Не нужно ли уточнить аспект рассмотрения (например, не просто конкретное сражение, а только его историография или только участники)?
1.3. Теперь смотрим, что именно сообщается о данном объекте. Например, о лице — биография, о заводе — история или, наоборот, планы развития, о реке — экологическое состояние. Бывает, что предмет отражен во всех возможных аспектах (прошлое, настоящее и будущее села в связи с юбилеем): тогда от уточнения аспектов можно отказаться, заменив их указанием жанра материала (как правило, “комплексного”: например, очерк, путеводитель, справка).

1.4. Результаты анализа главного содержания документа записываем обычным предложением (без сказуемого), в которое должно попасть все существенное.
2. Теперь смотрим, исчерпывается ли этой фразой все содержание документа. Не осталось ли чего-то важного, что тоже надо передать? Такая необходимость может возникнуть, если:

— есть отдельные части текста, резко выделяющиеся по объему сообщаемых сведений;

— есть уникальные, редко встречающиеся в литературе сведения (независимо от объема), которые надо вытащить, чтобы они не потерялись;

— есть аспекты, “выпадающие” из-под формулировки главного содержания документа (предмета или характера сообщаемых о нем сведений).

Тогда для каждого такого дополнительного фрагмента создается своя запись — точно так же, как и для главного содержания (см. выше).
3. Таким образом, в результате анализа документа мы получили текст (в сущности, готовую аннотацию): одно или несколько предложений, в сумме отражающих все существенное с краеведческой точки зрения содержание данного документа. Число таких предложений зависит от степени “монолитности” содержания документа:

Как правило, достаточно одного предложения, если:

— рассматривается один предмет, притом комплексно — во всех возможных аспектах (например: прошлое, настоящее и перспективы развития населенного пункта; жизнь и творчество персоны, общий очерк местности, этнографическое описание группы населения);

— рассматривается один предмет в одном-единственном аспекте (например, история судостроения в Северодвинске, оборонное значение Соловецкого монастыря, открытие памятника Ломоносову).

Как правило, будет несколько предложений, если:

— единственный предмет рассматривается в нескольких разных (не сводимых под одну обобщенную формулировку) аспектах (например, родословная М. В. Ломоносова и увековечение памяти его в Архангельской губернии, национальный состав и миграции населения области). В подобных случаях предложений столько, сколько аспектов.

— несколько разных предметов рассматриваются в одном и том же аспекте (например, документ посвящен судьбам нескольких персон, в разное время сосланных в Пустозерск; или в хронике событий описаны юбилеи нескольких местных учреждений). В подобных случаях предложений столько, сколько предметов.

Типичная ошибка — стремление объединить все выявленное содержание в одном предложении. Ее легко обнаружить: все правильно построенные предложения должны быть простыми и содержать одно подлежащее. Кроме того, в одном предложении не могут находиться понятия, связанные между собой иерархически.


Формализация результатов анализа. превращение полученных словесных формулировок в индекс
Если мы используем таблицы классификации, все очевидно: каждый из выделенный смысловых компонентов текста получает свой индекс в соответствии с избранной схемой классификации.

Если используются ключевые слова (всегда только из текста документа!), то выделенные нами смысловые компоненты служат в качестве ориентира и для проверки достаточности выделенного набора ключевых слов.

Если мы используем язык предметных рубрик, нам предстоит стандартизировать полученные предложения-заготовки, представить каждый их элемент в единственной форме, независимой от личных пристрастий и словарного запаса сотрудников, ведущих каталог. Если этим пренебречь, возникает серьезная опасность — образование “параллельных рядов”: одни и те же предметы, лица, явления из-за самых незначительных расхождений в формулировках отражаются по-разному, что порождает потери информации при поиске.
1. Сначала надо сначала выделить и рассортировать все значимые слова (элементы) полученных предложений по типам, поскольку каждый тип стандартизируется по своим правилам..

Типы элементов: главные: персона, коллектив, географическое понятие, унифицированное заглавие документа, тема. Их отличительный признак: они могут становиться заголовками библиографического описания. Еще могут быть: признаки жанра или формы (очерки, воспоминания, правила и пр.), даты и другие обозначения времен, обычные слова типа: изучение, история, статистика, влияние и пр.


2. Для слов-реляторов типа “использование”, “влияние” и пр. и для формальных характеристик жанров удобно создать список вариантов и иметь его рядом с компьютером (чтобы одинаковый материал по возможности не “разбегался” под разные формулировки: статистические сведения и статистика, мемуары и воспоминания и пр.). Все формальные характеристики, за редким исключением, используются во множественном числе: “отчеты”, “мемуары”, “документы”, “очерки” и т. п.
3. Для таких главных элементов, как персона, коллектив, географическое название и название документа (или другого материального объекта, известного под собственным именем), используются правила формулирования заголовков библиографической записи (в соответствии с ГОСТ 7.80–2000 “Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления”): соответственно индивидуального автора, коллективного автора, географического названия и унифицированного заглавия. Несколько неочевидных случаев:

— суда и экспедиции рассматриваются как учреждения;

— учреждения, являющиеся одновременно и самостоятельным географическим объектом (например, железнодорожные станции, пограничные заставы, таможенные пункты, монастыри) рассматриваются как учреждения или географические названия в зависимости от аспекта рассмотрения в документах. Если по-разному, условно выбирается один вариант — тот, который встретился первым или встречается чаще.

— улицы, площади, районы и другие части населенных мест рассматриваются как географические названия;

— памятники рассматриваются как унифицированные заглавия (если автор неизвестен) или по модели “автор — заглавие” (если он известен);

— музейные и архивные экспонаты рассматриваются по аналогии с памятниками, если имеют собственное название; в остальных случаях — как тема.


4. Все, что нельзя отнести к четырем вышеприведенным типам главных элементов, мы относим к “темам”. Типичными вариантами тем являются, например:

— отрасль или очень широкий тематический комплекс (Учебные заведения; Население; Промыслы; Промышленность);

— классы или типы предметов (Леса, Ярмарки)

— категории и типы учреждений, обществ и т.п. (Аптеки, Заводы, Пожарные общества);

— категории и группы людей, выделенные по любому признаку (Поэты, Карелы, Подростки)

— явления, события (в том числе исторические), проблемы и т. п.

Темы не используются в качестве заголовков библиографической записи, поэтому они формулируются и унифицируются по своим правилам.

Если тема имеет устойчивую формулировку в литературе и справочниках (т. н. “термин”), мы поступаем с ней так же, как и с именами собственными: приводим ее именно в этой формулировке, ничего не меняя.

Если нет, выбор формулировки за тем сотрудником, который первый столкнется с данной темой. Единственное, что тогда нужно сделать — решить вопрос о применении инверсии. В принципе можно вообще отказаться от применения инверсии в электронном каталоге, но для краеведческих каталогов это не полезно.

Инверсия применяется по определенным правилам, в зависимости от того, какое прилагательное: модифицирующее или ограничивающее. Модифицирующие прилагательные (т. е. такие, которые меняют смысл существительного) не инвертируются, а ограничительные (сужающие смысл существительного) — инвертируются всегда.


5. На самом деле каждое понятие, которое мы отнесли к числу главных элементов, уникально. Поэтому для таких элементов (для каждого из них отдельно) создаются справочные (“авторитетные”) записи, чтобы можно было надежно отличать их один от другого. Структура дополнительных сведений для каждого типа элементов своя: например, для персон разные формы имени, даты жизни, род занятий; для географических объектов — территориальная принадлежность и географический статус, для учреждения — местонахождение, тип, профиль деятельности и пр.
6. Одно и то же понятие, явление и пр. может быть отражено в литературе, известно публике и представлено в каталоге под разными названиями. Как выбирать правильный вариант из нескольких существующих и возможных? Тоже по правилам:

— если это имя собственное (имя лица, географическое название, название учреждения, название произведения искусства или памятника архитектуры), мы обращаемся к наиболее надежным справочникам и выверяем формулировку по ним. О том, какие источники следует считать наиболее надежными, желательно договориться. Но в любом случае самые краткие сведения об источнике (вплоть до аббревиатуры) принято указывать в специальном поле авторитетной записи. Если нет надежного печатного источника или данные о предмете еще нигде не отражены, принято по возможности обращаться к тем, кто владеет такой информацией (к авторам и героям публикаций, в редакции газет, в учреждения и пр.).


7. Внимание! Однажды построенный и оформленный в качестве основной авторитетной записи элемент используется одинаково в заголовке библиографической записи и в любых предметных рубриках; в любой части предметной рубрики: заголовке, первом, втором и каком угодно подзаголовке. Не допускаются даже незначительные различия! Если формулировка элемента должна быть изменена (например, в результате редактирования или получения новых сведений), она заменяется в самой авторитетной записи и везде, где она применяется.
8. Массив справочных, или авторитетных, записей (авторитетный файл) строится и работает как сеть с элементами в качестве узлов и разнообразными связями между ними. Ни один элемент ПР не может быть помещен в авторитетный файл без хотя бы одной связи с уже живущими в нем элементами. В авторитетном файле существуют два типа связей: отсылки (“см.”) и связывающие ссылки (“см. также”).
9. Абсолютно необходимо, чтобы все, кто создает и использует каталог, использовали для одного и того же предмета одну и ту же формулировку. Поэтому в авторитетный файл обязательно вносятся все распространенные отвергнутые варианты формулировок предмета — с отсылкой (“см.”) к правильному варианту. Эта отсылка всегда направлена в одну сторону; под отвергнутой формулировкой не должно быть ни одной библиографической записи. Направления отсылок известны:

— от неинвертированной формы к инвертированной (если инверсия применяется);

— от отвергнутых синонимов к принятому варианту;

— для географических названий: от неофициальных к официальным, от менее известных к более известным, от прежних к ныне существующим;

— для персон: от псевдонимов и прозвищ к настоящим именам (за исключением случае, когда человек известен только или в основном под псевдонимом или прозвищем: тогда наоборот); от девичьих фамилий к фамилиям в замужестве, и т. п.

— для унифицированных заглавий: от неофициальных, бытовых названий к официальным или наиболее распространенным.


10. Учитывая принципиальную конкретность и разномасштабность элементов, надо связать между собой (“см. также”) содержательно близкие элементы, чтобы обеспечить простоту тематического поиска, полноту и точность его результатов.

Основные направления связей:

— между конкретным учреждением и персонами, имеющими к нему отношение (сотрудниками, руководителями, создателями и пр.)

— между конкретным учреждением и типом учреждений;

— между типом учреждений и соответствующей отраслью;

— между персоной и категорией (категориями) персон, к которой она принадлежит, например, по роду занятий (т. н. “коллективной персоналией”);

— между персоной и ее произведениями;

— между “коллективной персоналией” и отраслью;

— между “коллективной персоналией” и темой;

— между географическими объектами разного уровня;

— между темами разного уровня, и т. д.
11. Выбор между отсылками и связывающими ссылками не всегда очевиден, если предмет менялся. Поэтому напомним, что отсылки (“см.”) используются в тех случаях, когда изменилось только его название, а содержание осталось прежним (например, переименован населенный пункт, изменила имя или фамилию персона, изменило название учреждение). И наоборот, связывающие ссылки (“см. также”) используются тогда, когда изменилось содержание или существенные характеристики объекта, даже при сохранении названия (например, населенный пункт поменял географический статус, учреждение изменило профиль деятельности).
Построение предметных рубрик
1. Предметные рубрики могут быть простыми (состоять только из одного элемента — заголовка) или сложными (включать заголовок и один или несколько подзаголовков). Для краеведческого каталога появление простых рубрик почти исключено.



2. Предметная рубрика формируется из готовых элементов, существующих в авторитетном файле. Последовательность элементов в “цепочке” имеет большое значение (один и тот же набор элементов, выстроенных в разном порядке, имеет разное содержание).
3. Сначала выбираем заголовок предметной рубрики, принимая во внимание следующие правила:

Если в наборе элементов данной рубрики есть имя лица (персона), как правило, именно оно становится заголовком.

Если в наборе элементов данной рубрики есть название коллектива (учреждения), как правило, именно оно становится заголовком;

Если в наборе элементов данной рубрики есть унифицированное заглавие, как правило, именно оно становится заголовком;

Географическое название становится заголовком только в двух случаях:

— если именно данному географическому объекту посвящен документ (как правило, комплексного содержания: описание, очерк, путеводитель и пр.);

— если аспект рассмотрения географического объекта выражен “несамостоятельным” понятием (которое поэтому просто не может быть заголовком), например: “история”, “справка”, “население”, “колонизация”, “изучение” и пр.

Обозначение времени (“хронология”) никогда не становится заголовком, если оно выражено датами. Исторические периоды, выраженные словесными формулировками (например, “Смутное время”, “Литовское разорение”) могут становиться заголовками — тематическими.


4. Последовательность подзаголовков определяется индивидуально для каждой предметной рубрики. Не существует никаких ограничений и правил, жестко фиксирующих место в “цепочке” определенных типов подзаголовков!

Первыми после заголовка встают элементы, последовательно сужающие его содержание. Когда это сделано, за ними встает элемент, показывающий характер сообщаемых о предмете сведений, а уже за ним — элементы, сужающие его содержание. Последним чаще всего (но не обязательно) оказывается элемент, характеризующий форму документа.


5. При затруднениях в построении рубрики можно воспользоваться простым правилом: в исходном обычном предложении последнее дополнение — т. е. последнее существительное в косвенном падеже — становится заголовком, предпоследнее — первым подзаголовком и т. д., вплоть до первого слова, обычно замыкающего предметную рубрику.

Это правило удобно использовать и для контроля правильности уже построенных рубрик: “цепочка”, прочитанная от конца к началу (минуя географические названия и “хронологию”, которые добавляются к конце) должна выглядеть нормальным осмысленным предложением. Например:



Дань государская и церковная — Порядок сбора, кон. XVII – нач. XVIII вв. — Акты (Акты о порядке сбора государской и церковной дани в конце XVII – начале XVIII вв.)

Маяки — Белое море — описание (Описание маяков Белого моря)



  • Анализ документа
  • Маяки — Белое море — описание (Описание маяков Белого моря)