Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Деловое письмо. Правила оформления




Скачать 418.17 Kb.
страница1/2
Дата27.06.2017
Размер418.17 Kb.
ТипМетодические указания
  1   2


МПС РОССИИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения

Министерства путей сообщения Российской Федерации»

(РГУПС)

Л.П. Горячева, В.В. Павленко
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ ДОКУМЕНТА.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
Методические указания

Ростов-на-Дону

2002



УДК 651(07)

Горячева Л.П., Павленко В.В.

Официально-деловой стиль документа. Деловое письмо. Правила оформления: Методические указания. – Ростов н/Д: Рост. гос. ун-т путей сообщения, 2002. – 44 с.

Методические указания знакомят с официально-деловым стилем, его дифференциальными признаками, с правилами оформления делового письма. В предлагаемой методической работе есть краткий словарь терминов по делопроизводству и словарь-справочник нормативных предложно-падежных форм и словосочетаний, необходимых при составлении служебных документов.

В методических указаниях соблюдены правила ГОСТ Р 6.30-97 (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000, 9 – ст.).

Методические указания рекомендуются в качестве дополнительного материала студентам всех специальностей РГУПС различных форм обучения.

Одобрены к изданию кафедрой «Документоведение и информационное обеспечение управления».

Библиогр.: 9 назв.

Рецензент: д-р ист. наук, проф. Н.А. Мининков (РГУ); канд. филол. наук, доц. Л. В. Уманцева (РГУПС)

Горячева Людмила Петровна

Павленко Виктория Владимировна

Официально-деловой стиль документа. Деловое письмо.

Правила оформления

Методические указания

Редактор Ю.Ю. Манжура

Корректор Е.А. Ковалева

Подписано к печати 13.11.02. Формат 60×84/16.

Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 2,53.

Уч.-изд. л. 2,24. Тираж 100. Изд. № 105. Заказ № 528.

Ростовский государственный университет путей сообщения.

Лицензия ЛР № 65-54 от 10.12.99.

Ризография РГУПС. Лицензия ПЛД № 65-10 от 10.08.99.

Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Народного ополчения, 2.
© Ростовский государственный университет путей сообщения, 2002




СОДЕРЖАНИЕ
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ – СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рекомендуемая литература

Рассматривая само понятие «официально-деловой стиль», следует отметить, что, прежде всего, это язык делового общения, который используется главным образом при составлении управленческих документов.

Самым массовым видом текстового документа в цепи организационно-распорядительных документов является деловое письмо.

Отсутствие навыков составления официальных писем – это существенный пробел в профессиональной подготовке специалистов. Незнание, хотя бы в общих чертах, особенностей языка и стиля современной корреспонденции и требований, предъявляемых к ней, значительно затрудняет работу с письмами, а порой и лишает их практической и юридической значимости. Текст официального письма должен быть точным и однозначным.

Особенностью современного этапа развития официальной документации является ее унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:


  • объективное отражение в тексте содержания социальной ситуации;

  • строгое соответствие между составом информации и видом документа;

  • использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д., предусмотренных государственными стандартами.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

Унифицированный стиль изложения особенно необходим в условиях автоматизации информационных процессов в аппарате управления.

Широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией тексты-трафареты и типовые тексты.

Типовой текст – это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов – это различного рода анкеты, бланки отдела кадров, командировочных удостоверений, бухгалтерских документов и т. д. При составлении текстов-трафаретов важно помнить, что постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. В трафаретных тестах исключаются слова, не несущие смысловой нагрузки.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: точность, нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), сужение диапазона используемых речевых средств, применение языковых формул – клише.

Основная задача составителя – предельно четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. В первую очередь должны использоваться средства логической оценки ситуаций и фактов.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо – составляется (не пишется) и направляется (не посылается),

порицание – выносится, выговор – объявляется, оклад – устанавливается и т.д.

Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Однако их применение должно быть ограниченным и вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых – русский, а другой – заимствованный, надо, прежде всего, определить, существенная ли между ними смысловая разница.

Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: "пролонгирован" вместо "продлен"; "репрезентовать" вместо "представить".

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии. Тавтология – это смысловые повторы, возникающие, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования внедрения; следует учитывать следующие факторы; данное явление проявляется в условиях и т. д.

Эти словосочетания надо заменить другими: "польза от применения"; "необходимо учитывать следующие факторы" и т. д.

Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие.

Другим распространенным недостатком официального стиля является плеоназм (греческое pleonasmos – излишество) – использование избыточных с точки зрения смысла слов. Например: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа, совместное решение проблем), промышленная индустрия (в слово "индустрия" уже включено понятие "промышленная"), форсировать ускоренными темпами (форсировать – и так означает вести ускоренными темпами), потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение), в апреле месяце (апрель – именно месяц, и ничто иное).

Еще одной болезнью является неразличение слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить; проводить – производить; оплатить – заплатить и т. д.

Часто путают значения слов "командированный" и "командировочный". Слово "командированный" образовано от глагола "командировать" и имеет значение "лицо, посланное в командировку". Например, "командированный специалист".

Слово "командировочный" образовано от имени существительного "командировка" и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: "командировочное удостоверение", "получить командировочные". Слово "командировочный" не может относиться к человеку, это – ошибка.

Иногда путают глаголы "представить" и "предоставить". Глагол "представить" имеет значения: предъявить, сообщить (представить список, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол "предоставить" имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспорт); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово).

Составители деловых писем нередко допускают неправильное согласование в падеже, употребляя существительное в родительном падеже вместо дательного. Правильно писать:



" Согласно положению"…

" Согласно Вашей просьбе"…

" Согласно приказу"…

Слово "руководство" требует после себя творительного падежа. Например:

"Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия".

В служебных документах часто применяются сокращенные слова и аббревиации. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. Следует помнить, что произвольно сокращать названия организаций нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

¨по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

¨по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

¨смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

Особенностью официально-деловых текстов является наличие цифровой информации, неправильная запись которой затрудняет работу с подобными текстами.

Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть: 509 тыс. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: "Контрольных работ должно быть не более трех".

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: "На подготовку к экзаменам необходимо выделять два – три дня."

Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой. Например: "Требуется 2 кг гвоздей". "Кран грузоподъемностью 10 т".

Многозначные числа (сложные или составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: "Двадцать три студента было отчислено по результатам сессии" (но: "По результатам сессии было отчислено 25 студентов").

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления: в десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например: 253 720 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: "Студенты 3-го курса проходят технологическую практику". "Шероховатость поверхности – по 6-му классу точности".

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: "Студенты 1, 2, 3-го курсов".

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.

Название единиц измерения в текстах рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 17 тонн, 125 кв. метров, 15 млн тонн.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменить словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Даты и календарные сроки в тексте рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2001 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2001 году, в 2000 – 2001 годах; в первом полугодии 2001 г., но: в I квартале 2000 г.

В названии праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 1 Мая, 8 Марта.

Вызывают затруднение у составителей официальных писем варианты согласования сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на "один", сказуемое ставится в форме единственного числа. Например: "За текущий год на предприятие был принят 21 специалист".

При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное "два" и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например: "На планерке будут обсуждены / будет обсуждено / три вопроса".

Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда хотят подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу. Например: "Двадцать студентов добились отличных показателей в учебе".

Подлежащие со словами и словосочетаниями, содержащими слова: большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто), употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например: "Большинство голосовало против". "Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами". "Никто из выступающих не предложил изменить срок сдачи объекта".

Следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями, до шестисот шестидесяти рублей и т. д. Ниже приведены формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:



Имен.___три___четыре___пять'>Имен.

три

четыре

пять

сорок

девяносто

сто

Родит.

трех

четырех

пяти

сорока

девяноста

ста

Дат.

трем

четырем

пяти

сорока

девяноста

ста

Винит.

три

четыре

пять

сорок

девяносто

сто




(трех)

(четырех)













Твор.___тремя___четырьмя___пятью'>Твор.

тремя

четырьмя

пятью

сорока

девяноста

ста

Предл. (о)

трех

четырех

пяти

сорока

девяноста

ста




Имен.

двести

тысяча

полтора ( -ы )

Родит.

двухсот

тысячи

полутора

Дат.

двумстам

тысяче

полутора

Винит.

двести

тысячу

полтора ( -ы )

Твор.

двумястами

тысячей (тысячью)

полутора

Предл. (о)

двухстах

тысяче

полутора

Согласно ГОСТ Р 6.30 – 97 ( в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000, 9 – ст.) для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:



  • 01 – Государственный герб Российской Федерации;

  • 02 – герб субъекта Российской Федерации;

  • 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

  • 04 – код организации;

  • 06 – наименование организации;

  • 07 – справочные данные об организации;

  • 09 – дата документа;

  • 10 – регистрационный номер документа;

  • 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  • 14 – адресат;

  • 17 – заголовок к тексту;

  • 19 – текст документа;

  • 21 – подпись;

  • 26 – отметка об исполнителе.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Наименование организации, являющейся автором документа (адресанта), должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Автором письма может быть должностное лицо, представляющее организацию.



Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Дата письма проставляется в левом верхнем углу, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 05.01.2000.

Допускается: 5 января 2000 г., а также 2000.01.05.

Абзац исключен.

Датой письма считается дата его подписания.

Регистрационный номер письма и его условное обозначение состоит из следующих частей:


  • индекса структурного подразделения, составившего документ;

  • номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

  • порядкового номера регистрации.

Например: 03 – 08/116, или 03/08 – 116, где:

03 – индекс структурного подразделения;

08 – номер по номенклатуре;

116 – порядковый регистрационный номер документа.



Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш" употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональной формой этого реквизита в письме является следующая: "На № 20/144 от 16.07.99…".

Адресат – наименование и адрес получателя письма. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Располагается данный реквизит в верхней правой части бланка письма. В адресате название организаций получателя и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

При адресовании письма должностному лицу должность и фамилия указываются в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Например:


ЗАО "Гранит"

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А. С. Васильеву

или

Ректору

Новосибирского

строительного университета

проф. Ю. В. Гусеву

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

"Рассвет"

А. В. Гурову

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе.

Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" (об). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:



Об организации конференции

О проведении субботника

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк. Если заголовок состоит из двух строк, то употребляется абзац.



Текст – это основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30–35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

В деловых письмах используют следующие формы изложения:



  • от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

  • от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

  • от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ректорат считает возможным").

Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от левого поля листа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор

Подпись

А. В. Комовин

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:



Директор

Подпись

А. В. Комовин

Гл. бухгалтер

Подпись

И. А. Сокол

Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.



Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа.
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 1
Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках.
АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

АВТОР ДОКУМЕНТА – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ – получатель.

АДРЕСАНТ – отправитель.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ – краткое изложение первоисточника; краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

АРХИВ – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА – дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНОЕ ДЕЛО – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

АРХИВНЫЙ КАТАЛОГ – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

АРХИВНАЯ КОПИЯ – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

АРХИВНАЯ ОПИСЬ – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

АРХИВНАЯ СПРАВКА – справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

АРХИВНЫЙ ФОНД – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

АРХИВОХРАНИЛИЩЕ – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

АСПЕКТ – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (доходов и расходов).

БЛАНК – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

БЛАНК ДОКУМЕНТА – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

ВЕДОМОСТЬ – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т. п.).

ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА – изображение документа на экране монитора.

ВИЗА – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан; официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА – копия части текстового документа.

ГРАФИК – текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРИФ – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТ – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДОСЬЕ – документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – один из экземпляров копии документа.

ДУБЛИКАТ – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

ЖАЛОБА – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т. д.).

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

ИЗДАНИЕ – документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедшей редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий преимущественно произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКСАЦИЯ – проставление индекса.

ИНДЕКС ДЕЛА – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из учреждения.

КВИТАНЦИЯ – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

КВОТА – 1) доля, часть, пай, приходящиеся на одного из участников общего дела; 2) количественное ограничение производства, сбыта, экспорта, импорта.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС – условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНТРАГЕНТ – одна из сторон контракта, договора.

КОНТРАКТ – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КРЕДИТ – включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

КРЕДИТНОЕ ПИСЬМО – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

ЛИМИТ – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т. д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обозначение вида письменного документа.

НАКЛАДНАЯ – документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

НАРЯД – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ – плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ – документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ – юридически оформленный перечень документов.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

ОФЕРТА – см. Предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПОВЕСТКА – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению – выслать своего представителя.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – 1) первый или единичный экземпляр официального документа; 2) рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ – 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; ОФЕРТА.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

ПРЕЙСКУРАНТ – перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т. д. с указанием цен и расценок.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ – 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПИСАНИЕ – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления, присущий тому или иному виду официального документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ – краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ – 1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами – коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т. д.; документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ – подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т. п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

СТАНДАРТ – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

СТЕНОГРАММА – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СЧЕТ – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

ТАБЕЛЬ – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

ТАБЛИЦА – документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА – таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т. д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ – документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ – предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС – телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

ТЕКСТОВЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т. д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАНИЕ – 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

ФАЙЛ – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

ФАКСИМИЛЕ – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФИРМА – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

ФОНОДОКУМЕНТ – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

ФОТОДОКУМЕНТ – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕДИЦИЯ – специальный аппарат учреждения по приему документов.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банка»; сопроводительного – «Направляю», «Высылаю...» и т. д.
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ – СПРАВОЧНИК

ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2
Данный краткий словарь-справочник поможет в выборе надлежащих предложно-падежных форм и словосочетаний при подготовке документа.


Каталог: site -> assets -> files
files -> «Одиссея» Апулей «Золотой осёл» Данте, Алигьери «Божественная комедия»
files -> Методические указания по выполнению контрольных работ Ростов-на-Дону 2005 ббк 65. 01(07)+06 Дьякова, Е. В
files -> Учебно-методический комплекс для очной и заочной форм обучения специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
files -> История развития средств связи
files -> Учебно-методическое пособие по выполнению контрольной работы для студентов заочной формы обучения
files -> 6. Исследование проблем классификации науки и путей эволюции структуры отдельных наук или областей научного знания
files -> Методические указания по изучению дисциплины и задание для контрольной работы
  1   2

  • ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ ДОКУМЕНТА. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
  • СОДЕРЖАНИЕ КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КРАТКИЙ СЛОВАРЬ – СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  • Рекомендуемая литература
  • Имен. три четыре пять
  • Твор. тремя четырьмя пятью
  • Имен. двести тысяча полтора ( -ы )
  • Твор. двумястами тысячей (тысячью) полутора
  • Код организации
  • Справочные данные об организации
  • Ссылка на регистрационный номер
  • КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 1
  • КРАТКИЙ СЛОВАРЬ – СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ