Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Презентация как разновидность делового письма




страница2/4
Дата05.07.2017
Размер0.68 Mb.
1   2   3   4
Выводы

В современном обществе деловое общение является самым массовым видом социального общения. В научных публикациях относительно делового общения не существует однозначного подхода. У многих авторов таких как, М.В. Колтунова, Г.А. Бороздина В.Н., Лавриненко, мож­но встретить неоднозначные интерпретации классификации общения по участникам, по целям и по функциям.

Деловое общение реализуется как в устной, так и в письменной форме. Деловые письма – это официальная корреспонденция, которая применяются для решения множества оперативных вопросов, возникающих в коммерческой и управленческой деятельности.

В первой главе нами были определены рамки исследования, отобраны термины для дальнейшего исследования. В работе деловое общение определено нами как вид общения, представляющий собой сферу коммерческих и административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

На основании изученной литературы мы пришли к выводу о том, что деловое общение обладает определенными особенностями, а именно: специальная тематика, специфические цели, регламентированность, определенная степень официальности; письменная форма делового общения представляет собой одну из форм реализации деловых отношений, основу которой составляют деловые письма и документы.

При изучении делового письма мы руководствовались трудами М.В. Колтуновой, которая сформулировала важнейшие требования к составлению делового письма: требование коммуникативной и предметной точности, логичности, стандартизации.

При изучении письменной формы делового общения выделяется 3 типа деловой корреспонденции: документы личного характера, служебная корреспонденция и производственная документация.

Во второй главе мы рассмотрим письмо-презентацию, которое является частью служебной корреспонденции.
Глава II. Лингвистические особенности письма-презентации

2.1 Структурные составляющие письма презентации

Письмо-презентация, которое пишется потенциальному клиенту, заказчику или партнеру по бизнесу, по сути, является рекламой предприятия. Но у такого вида рекламы значительно больше доверия, так как данный вид рекламно - информационного письма адресной и отправляется от имени конкретного человека, который подтверждает своей подписью достоверность изложенного.1

Письмо-презетация, как правило, пишется на бланке компании, в котором указывается полное наименование данной компании, реквизиты, почтовый электронный адрес и контактные телефоны. Начинать его следует с адресного обращения по имени и отчеству и слова «Уважаемый».2

В первой части письма-презентации предоставляется краткая информация о предприятии, а именно: с какого года оно функционирует на рынке, с какими предприятиями осуществляет сотрудничество, упоминается зарубежное партнерство, если оно имеется.

Далее рассказывается о тех товарах и услугах, продукции, которые предлагает данная компания. Отражаются все преимущества, имеющие по сравнению с другими, которые предлагает рынок. Описываются они таким образом, чтобы человек, который читает данное письмо, уже на подсознательном уровне проникался уверенностью в том, что его отправитель – надёжный и выгодный партнер и что сотрудничество с его предприятием предвещает как и материальную выгоду, так и будет способствовать развитию бизнеса.

Отправитель в письме-презентации должен не только рассказать о деятельности своего предприятия, но и заинтересовать получателя в сотрудничестве с ним. В этом случае следует изложить такого рода деловые предложения, которые будут интересны его респонденту. Если адресат планирует встречу с человеком - получателем письма - презентации для обсуждения вопросов, которые представляют взаимный интерес, в таком случае сразу предлагаются сроки ее проведения. Также может быть изложен приблизительный план и порядок сотрудничества при последующем согласии.


2.1.1 Форма письма презентации

Для письма презентации рекомендуется следующий состав реквизитов:



  1. наименование организации - отправителя;

  2. адресат;

  3. дата написания письма и его номер;

  4. заголовок (тема письма);

  5. обращение;

  6. текст письма;

  7. заключительная формула вежливости;

  8. указание на приложение;

  9. подпись.

Для большей наглядности представим данные реквизиты в виде схемы:

Перейдем к более подробному рассмотрению состава реквизитов данной разновидности делового письма.



Адресат - наименование и адрес получателя письма.

Если письмо адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя. Перед фамилией проставляется индекс вежливости: „Г-ну“, " Г.“, инициалы пишутся после фамилии. Знаки препинания могут быть пропущены.



Г-ну Богомолову В.П.

Генеральному директору Кому?

<<Кронос - М>>

Датой письма считается дата его подписания. Дата является поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо. Порядок обозначения даты:

Число месяц год

20 мая 2011г.

Заголовок к тексту выносится в отдельную строку. Он должен быть предельно кратким и емким, отражая содержание письма. Существует несколько вариантов заголовков делового письма:

О+... по вопросу о + ... касательно +...

Обращение представляет собой общепринятую стандартную форму:



Уважаемый господин (г-н)

Уважаемая + госпожа (г-жа)+фамилия

Уважаемые господа

Текст является основной частью делового письма. Он не должен быть очень длинным и может занимать не более одной страницы. Письмо необходимо разбивать на смысловые части для того, чтобы упростить его при чтении. Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца.

Текст заканчивается заключительной формулой вежливости, которая пишется на отдельной строке после текста:

С уважением...

Заранее благодарим.

Подпись на письме помещается под заключительной формулой вежливости. Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Приложение указывается после основного текста, например:

Приложение: на 9л. в 1 экз.

приложения:1 счет-фактура на 1л.в 2-х экз.

Стандартным началом письма-презентации, который представляет какую-либо продукцию, принято считать формулировку «Обращаем ваше внимание на, пользуясь случаем...». Однако, кроме этой, возможно использование следующих формулировок:



  • Поводом для данного письма является...

  • К вам обращаются (обращается)...

  • Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...

  • Мы будем только рады, если...

  • Это - мероприятие нерядового порядка...

  • Неоспоримыми преимуществами...

  • Главными достоинствами...

  • Важным дополнительным плюсом...

  • Эксклюзивность акции придает и то, что...

  • Ваша поддержка будет особенно желательной...

  • Ваше участие считается необходимым...

  • Ваш выбор имеет решающее значение...

http://mirshablonov.my1.ru/publ/pisma_zapiski/prezentacionnoe_pismo_obrazec/15-1-0-1550

При изложении определённой информации требуется привлечь внимание адресата к важнейшим преимуществам, которые описаны в послании.

В заключение важно побудить адресата к действию - например, к получению дополнительной информации. Зачастую письмо-презентация имеет приложение, которое оформлено в виде фотографий, иллюстраций, справочных информационных материалов и т. п. Автор письма, который осуществляет «самопрезентацию», при желании может приложить к своему посланию биографию или резюме.

В презентационных письмах часто допускаемой ошибкой является написание местоимения "Вы" с прописной буквы. Такого образа написание возможно лишь при обращении к одному конкретному лицу в личных или официальных сообщениях. А во всех остальных случаях пользуются строчным написанием данного местоимения.

Таким образом, письма - презентации, как и иные разновидности делового письма, обладают целым набором обязательных реквизитов, которые оформляются по определенным правилам.
2.1.2 Письмо презентации на уровне композиции

Композиция текста делового письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Изложение каждого аспекта обычно начинается с нового абзаца. Типичный текст делового письма состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Рассмотрим каждую часть более подробно.



Первой частью делового письма является всегда мотивация, объясняющая причины и мотивы составления письма. В отличие от регламентированных деловых писем первая часть письма презентации должна изначально захватить внимание публики. Стандартным началом письма презентации, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на...».

Кроме этой конструкции мы встретили следующие выражения:



К вам обращается (обращаются)...

Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...

Поводом для этого письма является...

Прошу рассматривать данное письмо как...

Вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в...

Вы, конечно же, откликнетесь на наш призыв...

Мы рады представить вам...

В связи с обращением в наш адрес... ; 
На основании устной договоренности... ; 
На основании нашего телефонного разговора... ; 
Согласно постановлению правительства... ; 
Согласно протоколу о взаимных поставках...

 Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;


Предлагаем Вам...;
Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
Сообщаем, что...;
Ставим Вас в известность, что...;
Надеемся на дальнейшее сотрудничество...


Следующая композиции письма-презентации - основная часть, целью которой является информирование адресата.

Основная часть композиции включает в себя описание функции продукта, условия и рекомендации о использовании данного продукта, указано цена товара и представлен контакт поставщика.

Приведем пример:

Новая самоклеящаяся пленка для струйной печати ORAJET

фирмы ORAJET(Германия)

Серия 1930

Полиэфирная самоклеящаяся пленка с белой блестящей поверхностью для струйной печати с сильным полиакрильным клеевым слоем специально разработана для изготовления рекламных плакатов и фотографий. при использовании ее вне помещений рекомендуется защитить пленку ламинатом, устройчивым к ультрафиолетовым лучам. Внутри помещений срок службы не ограничен.

Срок службы при воздействии солнечных лучей зависит от типа используемых чернил.

Толщина пленки (без подложки):0,100 мм

Устойчивость формы (на алюминии):

по диагонали-никаких изменений,

по длине-менее 25%

Устойчивость к температурам:

на алюминии от -30 °С до +90 °С. 

Сила клеевого слоя:

 не менее 12 25 (после 24 часов на метамe)

 Устойчивость к растяжению: no дине не менее 90 NAur. 

по диагонали не менее 110N/мм,

 Рекомендуемая температура приклеивания: не менее +8 °С. 



Срок хранения: 

не менее 2лет

 Поставляется в рулонах: 0, 914 м х 20 м

 цена за 1 л 20, 50 DM 

Наш телефон и факс: 977-25-37 

(Колтунова 2005:85)

Следующая часть композиции письма -презентации основная часть, целью которой является информирование адресата.

Основная часть композиции включает в себя перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг; определение сегмента рынка, на котором будет представлен продукт, конкретное предложение о сотрудничестве, приложение образцов продукции, объяснение, какая это продукция. Приведем пример:


Сегодня"АМОЛИ" имеет эффективную торговую торговую сеть по всей Европе. На основе своего опыта компания уже заняла сильную позицию на международном рынке, поставляя качественную продукцию по конкурентным ценам.

Сферы деятельности компаний:

"АМОЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД".(созд. в 1986г.)-компьютеры и автоматизация офисного оборудования.

Это одна из ведущих организаций в Гонконге, имеющая репутацию надежного поставщика фирменной продукции в сфере компьютеров, копировальной техники, оборудования и автоматизации офисов. В настоящее время имеет свое производство в этой сфере;

Эти компании успешно работают в конечной и составной форме. Все производство согласуемся с параметрами WTO и USFDA.Сегодня мы являемся лидером по качственному и количественному производству субстанций и имеем успешные торговые отношения со многими странами Азии,Америки,Африки и Европы.

На территории России "АМОЛИ"являемся дилером таких компаний,как "Hewlett Packard","Canon","Ricoh","Epson".

Кроме складских мощностей в Гонконге и Сингапуре мы имеем склады по многим видам продукции в Европе:Гамбурге(Германия),Вене(Австрия) и Москве(Россия)...

Заключение, последняя часть композиции, по мнению исследователей, также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть, поскольку в завершении еще раз излагаются главные цели письма – не только информирование, но и воздействие на адресата, например: призыв к действию. Обратимся к примерам:



- Заполните, пожалуйста, заявку и наши сотрудники свяжутся с Вами и произведут расчёт КАСКО по выгодным для Вас ценам.

- Присоединяйтесь и Вы!



- Будем рады с вами сотрудничать и надеемся установить с вашей компанией...

Рассмотрев композицию письма-презентации, переходим к вопросу о языковых средствах воздействия на адресата (лексические грамматические и стилистические особенности).


2.2 Языковые средства воздействия на адресата

Принцип построения текста письма-презентации существенно отличается от регламентированных писем. Здесь необходима речевая выразительность, которая достигается при помощи эффекта новизны, необычности, свежести подачи материала, образного богатства. Специалисты утверждают, что интерес к деловому письму может вызвать:



  • показ жизненной важности и практической значимости информации;

  • ее новизна;

  • нестандартная подача материала (новизна эстетики, дизайна бланка, композиционные сдвиги);

  • речевая экспрессия;

  • элементы диалогизации речи (риторические вопросы, обращения, вопросно-ответная структура текста).

2.2.1Лексические особенности

Лексика – своеобразный ресурс, который является одним из составляющих делового общения. Не зная деловой лексики, невозможно написать ни один официальный документ.

Одно из самых массовых нарушений касательно речевых форм в деловых текстах – это лексические ошибки (по частотности данные ошибки стоят на третьем месте после грамматических и орфографических ошибок).

Рассмотрим лексические особенности письма - презентации на примере следующих документов:



Добрый день, уважаемая Татьяна Николаевна!

  Вас приветствует компания ООО «Пингвин», г. Москва - эксклюзивный представитель немецкой торговой марки детской одежды «Zollner» на территории России. Высылаем Вам на рассмотрение условия сотрудничества с нами.

 

 Мы предлагаем:



-продукцию высочайшего качества; -приемлемые цены

- скидки и отсрочки

-оперативную доставку.
 Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции ТМ Zollner и более детальные условия работы с нашей компанией.

 По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: (495) 742-15-22.


С уважением,

региональный менеджер ООО «Пингвин»

Комаровская Татьяна
В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: высочайшего качества, оперативную доставку, детальные условия.

И в тексте часто употребляется номенклатурная лексика:

номенклатура наименований: ООО «Пингвин».

номенклатура должностей: региональный менеджер.

Письмо - презентация № 2



Компания Milan Boss Коммерческому директору компании «Lady»

 г. Москва, ул. Кооперативная 11                      П.О. Васильевой



e-mail: Milan_Boss@mail.ru г. Москва, ул. Пушкина 41



Полина Олеговна, здравствуйте!

Сообщаем, что по состоянию на апрель 2016 Компания Milan Boss почти 15 лет поставляет хозяйственные товары для дома.

Кухонная серия продукции обладает высокими свойствами очистки, а также  может быть использована для чистки и мытья современной посуды, керамических изделий, изделий из пластмассы, изделий из стекла и т.д. 

С момента основания компания ориентируется на развитие производства и совершенствование технологи.

Мы разрабатываем новые виды продукции, 
опираясь на потребности наших клиентов, а также требований современного мира. 

Весь ассортимент выпускаемой продукции обладает высоким качеством и конкурентоспособной ценой. 

Также мы предлагаем выпуск продукции под Private Lable вашей сети. Наша компания не останавливается на достигнутом и всегда открыта для 
сотрудничества.


Будем рады стать надежным партнером Вашей компании!

В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: качественные услуги, выгодные условия, низкие цены и т.п.

В данных документах присутствует номенклатурная лексика:

номенклатура должностей: коммерческий директор, генеральный директор, номенклатура наименований: ООО "Радуга-Мира”

Можем наблюдать аббревиацию: ОАО — открытое акционерное общество

Oднa из ocoбeннocтeй данных писем-презентаций - yпoтpeблeние языкoвыx формул – это устойчивые (стандартные, шаблонные) языковые оборотов, которые используются в неизменном виде. В деловой речи их нaличиe - это cлeдcтвиe пoвтopяeмocти управленческих ситуаций, peглaмeнтиpoвaннocти cлyжeбныx oтнoшeний и тeмaтичecкoй oгpaниченocти дeлoвoй peчи: «сooбщaeм, чтo в пepиoд c ... пo ...»; «сooбщaeм, чтo пo cocтoянию нa ...»; «сooбщaeм, чтo пo cocтoянию нa ...»; «уcтaнoвлeнo, чтo в пepиoд c ... пo ...».

Рассмотрим следующее фрагменты в письме презентации:

·широкая сеть пунктов продаж страховок во всех районах Санкт-Петербурга, а так же в Ленинградской области (более 50 точек);

·наши партнеры крупнейшие страховые компании (более 30 шт.);

·все виды страхования;

·низкие цены (без наценок и каких-либо сборов);

·бесплатная доставка страховых полисов в любую точку Санкт-Петербурга;

В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: качественные услуги, выгодные условия, низкие цены и т.п.

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

номенклатура наименований: АООТ "Олимп", ИЧП "Старт", госу­дарственная приемочная комиссия, ФСБ и т.п.;

номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный ме­неджер, генеральный директор, коммерческий директор;

номенклатура товаров: ЗИЛ-130, Электропривод СП-6М, Сталь уг­ловая СТ-ЗКП, бензин А-76 и т.п.

В текстах деловых писем наряду с общеупотребительной, профессиональной лексикой мы выделяем использование и оценочной лексики.

В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики.

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно боль­шое количество технических терминов: датчики, блоки питания, ис­точники ионизирующего излучения, цифровой поток, энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника. 

Важнейшей особенностью терминологической лек­сики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена те­матикой документа.

Рассмотрив лексические особенности, переходим к вопросу о грамматических особенностях



2.2.2. Грамматические особенности

Грамматические особенности также играют очень важную роль в письме -презентации. В следующих параграфах мы будем рассматривать грамматические характеристики, и как они функционируют в деловых письмах.



2.2.2.1 Морфологические особенности

Рассмотрим следующее письмо - презентации:



письмо1

Агентство Дмитрия Дмитриева. Директору ООО Радуга-Мир

Г. Екатеринбург, ул. Челюскинцев, 8. Степанову М.В.

Тел./факс:/333-3/66-66-66. Г. Екатеринбург, ул. Ленина, 15

E-mail: agentstvo-DD@gmail.ru
Михаил Владимирович, здравствуйте!

Всем известно, что успех молодой компании во многом зависит от того, насколько безошибочными будут её первые шаги, поверят ли в неё потенциальные партнеры.

Установлено, что эффективная рекламная компания, основанная на деловой переписке, способна обеспечить хороший старт при продвижении на рынке. И к этому следует подходить с особой тщательностью, ведь каждое слово рекламного письма становится "плюсом" или "минусом" в репутации отправителя.

Письмо, которое не продаёт, а хвастается, пишется не человеку, а толпе, швыряется шаблонными фразами и штампами - такое письмо способно загубить всю рекламную кампанию, выбросить на ветер деньги во время.

Так как же написать эффективное рекламное письмо, способное не просто заинтересовать, а заставить действовать адресата? Стоит ли доверять такое ответственное дело случайным людям или новочкам?

В агентстве Дмитрия Дмитриева для вас напишут такие письма, которые не только читают "от" и "до", но звонят и предлагают сотрудничество.

Хотите, чтобы Ваши рекламные письма действительно привлекали потенциальных партнеров и продавали ваш товар?

Напишите нам на agentstvo-DD@gmail.ru. Мы будем рады вам помочь.

PS. Кстати!

(https://yandex.ru/images/search?img_url=http%3A%2F%2F111.centerdpo.ru%2Fpic%2Fsmall-5088.jpg&text=рекламно-информационное%20письмо%20образец&noreask=1&pos=18&lr=2&rpt=simage)

Опишем формы воздействия на грамматическом уровне, используя вышеприведенный пример.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений <<вы>><<ваш>> с прописной буквы:

-Хотите, чтобы Ваши рекламные письма действительно.

К формам воздействия на грамматическом уровне относятся инфинитивные конструкции, например:



- способна обеспечить хороший старт при продвижении на рынке.

- к этому следует подходить с особой тщательностью.

- так как же написать эффективное рекламное письмо.

В деловом письме этикетные формулы также несут функцию воздействия, например:



- Мы будем рады вам помочь.

Один из важных средств воздействие в морфологии представляется собой использование местоимений, личных и притяжательных:



- чтобы Ваши рекламные письма действительно привлекали потенциальных партнеров

1   2   3   4

  • Глава II. Лингвистические особенности письма-презентации 2.1 Структурные составляющие письма презентации
  • 2.1.1 Форма письма презентации
  • 2.1.2 Письмо презентации на уровне композиции
  • 2.2 Языковые средства воздействия на адресата
  • 2.2.1Лексические особенности
  • 2.2.2. Грамматические особенности
  • 2.2.2.1 Морфологические особенности