Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Презентация как разновидность делового письма




страница1/4
Дата05.07.2017
Размер0.68 Mb.
  1   2   3   4
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра русского языка как иностранного и методики его преподавания И Сысяо Письмо-презентация как разновидность делового письма (структурные и языковые особенности) Выпускная квалификационная работа бакалавра лингвистики Научный руководитель: к.ф.н., ст. преп. Косарева Е.В. Рецензент: к.ф.н., доц. Хруненкова А.В. Санкт-Петербург 2016 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение..................................................................................................................3 Глава I. Теоретические основы изучения письма - презентации 1.1. Деловое общение: понятие и основные признаки.........................................5 1.2. Особенности письменной формы делового общения.................................15 1.3. Деловое письмо в функционально-стилистической системе современного русского языка.......................................................................................................20 1.3.1. Лексические нормы.....................................................................................21 1.3.2. Грамматические нормы..............................................................................24 1.4. Типология деловых писем.............................................................................26 1.5. Письмо-презентация как часть системы делового общения: общая характеристика.......................................................................................................28 Выводы...................................................................................................................30 Глава II. Лингвистические особенности письма-презентации 2.1. Структурные составляющие письма презентации………………………..31 2.1.1.Форма письма-презентации.........................................................................32 2.1.2 Письмо презентации на уровне композиции.............................................35 2.2. Языковые средства воздействия на адресата...............................................39 2.2.1Лексические особенности.............................................................................40 2.2.2 Грамматические особенности.....................................................................43 2.2.2.1 Морфоргические особенности…………………………………….........44 2.3. Стилистические особенности………………………....................................51 Выводы…………………………………………………………………..............56 Заключение……………………………………………………………...............57 Список литературы ……………………………………………………………60 Приложение..........................................................................................................64 Введение Сфера делового общения занимает все более прочные позиции в нашей жизни. Овладение навыками общения в деловой сфере становится объективным требованием времени. Несмотря на то, что в настоящее время опубликовано достаточно большое количество литературы данной направленности (Н.А. Буре, Л.В. Волкова, Е.В. Косарева; П.В. Веселов, А. А. Жданов, М.В. Колтунова, Ф.А. Кузин, Д. Вайссман, Н.Н. Анодина, З.И. Гурьева, Ф.Л. Косицкая и д.р.), многие проблемы в этой области остаются малоизученными и нуждаются в подробном лингвистическом анализе, в конкретных сопоставительных исследованиях, которые могут облегчить изучение делового русского языка в иностранной аудитории. В нашей работе мы рассматриваем письмо-презентацию и его специфику. Обращение к изучению письма - презентации связано с тем, что в лингвистике до сих пор уделялось недостаточно внимания исследованию данной разновидности делового письма. Выбор темы обусловлен также и тем, что письмо-презентация вызывает определенные трудности в иностранной аудитории. Все вышеперечисленное определяет актуальность работы. Объектом исследования является письмо - презентация. Предмет исследования – структурные и языковые особенности письма-презентации. Целью дипломной работы является выявление и описание языковых и структурных особенностей письма-презентации. Поставленная цель предполагает решение следующих задач: - рассмотреть теоретические основы изучения делового письма; - отобрать тексты русских деловых писем; - рассмотреть письмо-презентацию на композиционном уровне; - описать языковые особенности письма-презентации на лексическом, грамматическом и стилистическом уровнях. Гипотеза: письмо-презентация является неотъемлемой частью делового общения, обладающей выраженной спецификой на композиционном уровне и на уровне языкового воплощения. Основными методами и приёмами исследования являются описательный метод, метод композиционного анализа, приём сплошной выборки материала. В качестве материала для работы используются письма - презентации различных российских компаний. Научная новизна работы заключается в предпринятом комплексном исследовании данной разновидности делового письма. Теоретическая значимость работы определяется тем, что ее материалы и выводы могут быть использованы в разнообразных прикладных целях, как для обучения русскоязычных, так иноязычных студентов. Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в практике преподавания делового русского языка в иностранной аудитории, а также в спецкурсах по деловому русскому языку. Основные теоретические положения и выводы могут применяться при составлении методических разработок для спецкурсов по русскому языку для делового общения. Структура работы: работа состоит из Введения, двух глав, Заключения и Списка использованной литературы, Приложения. В первой главе рассматриваются теоретические основы изучения письма - презентации. Во второй главе приводится общая характеристика исследуемого материала, определяются и анализируются языковые особенности письма - презентации на лексическом, грамматическом и стилистическом уровнях. Заключение содержит основные выводы исследования. В Приложении содержатся образцы деловых писем. Глава I. Теоретические основы изучения письма - презентации 1.1. Деловое общение: понятие и основные признаки На сегодняшний день деловое общение является самым массовым видом социального общения, так как постоянно возникают ситуации, которые связаны с организацией производства, с заключением различного вида договоров, сделок, оформлением документов и т.п. В научных публикациях относительно делового общения не существует однозначного подхода. У многих авторов, таких, как М.В. Колтунова, Г.А. Бороздина В.Н., Лавриненко, мож­но встретить неоднозначные интерпретации классификации общения по участникам, по целям и по функциям. В данной дипломной работе мы будем отталкиваться от того, что по содержанию и характеру общение делится на формальное (деловое) и неформаль­ное (обыденное, светское, бытовое). В этом параграфе будут рассмотрены характерные признаки делового общения, а также раскрыта его специфика. Существует множество определений понятия “деловое общение”. Приступим к рассмотрению некоторых из них. Деловое общение является видом социального общения, представляющим сферу административно-правовых и коммерческих, дипломатических и экономико-правовых отношений. ( Колтунова 2005:3). Деловое общение — это процесс взаимодействия и взаимосвязи, в котором имеет место обмен информацией, деятельностью и опытом, который предполагает достижение конкретного результата, решение определённой проблемы или реализацию поставленной цели. (Дебольский 1992:38). Деловое общение — общение, которое имеет цель вне себя и служит способом для организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: коммер­ческой, производственной, научной, управленческой и т.д. (Мишаткина 2004:28). С точки зрения темы дипломной работы, все определения приемлемы и равноценны. Для выявления некоторых особенностей делового общения попробуем проанализировать суть данных определений. На сегодняшний день деловое общение проникает во все сферы общественной жизни. Компетентность в данной сфере непосредственно объединена с успехом и эффективностью в любой деятельности: торговле, управлении персоналом, науке, производстве, искусстве, производстве. Что касается предпринимателей, менеджеров, организаторов производства, людей, которые заняты в сфере управления, то для представителей данных профессий коммуникативная компетентность представляет главную часть их профессионального имиджа. Спецификой делового общения называется столкнове­ние, а также взаимодействие экономических интересов и социальное регули­рование происходит в правовых рамках. Зачастую люди вступа­ют определенные деловые отношения, для того чтобы юридически оформить взаимодейст­вия в определенной сфере. Партнерские отноше­ния, которые построены на основах взаимного доверия и уважения становятся идеальным результатом при взаимодействии и правового оформления отношений. Ещё одна специфическая особенность делового общения - его регламентированность, то есть подчиненность установленным ограничениям и правилам. Эти правила могут определяться типом делового общения, его степенью официальности, формой и теми конкретными задачами и целями, кото­рые стоят перед собеседниками. Эти правила определяются, учитывая националь­ные культурные традиции и общественные нормы поведения. Они фиксируются, оформляются в виде протокола (дипломатического, делового), существуют в виде этикетных требований, в виде общепринятых норм социаль­ного поведения, ограничений времен­ных рамок коммуникации. В целом отличительной чертой между деловым общением и неформаль­ным (не деловым) является то, что в процессе делового общения ставятся конкретная цель и определённые задачи, требующие корректного решения. В деловом общении невозможно прекращение взаимодействия с партнером. В обычном дружеском общении обычно не выделяются определенные цели и не ставятся конкретные задачи. Такое вид общения можно прекратить в лю­бой момент, если этого желают участники процесса. Теперь рассмотрим методологическую основу делового общения: предмет, цель и содержание. Дело является предметом делового общения. Общение и взаимодействие участников – это необходимое средство обеспечения эффектив­ности при любом общем деле. Также без интенсивного общения не может возникнуть и осуществиться деятельность. “Деловое общение – это особая форма взаимодействия людей в процессе трудовой деятельности, содействующая установлению нормальной морально-психологичес­кой обстановки труда и отношений партнерства между подчинёнными и руководите­лями, между коллегами, а также создающая условия для про­дуктивного сотрудничества при достижении немаловажных целей, обеспечивая успех общего дела.” (Колтунова 2005:3) Содержанием делового общения является социально-значимая совмест­ная деятельность, предполагающая понимание, согласованность действий и принятие каждым участником целей, задач и специфики данной деятельности, а также своей роли и своих воз­можностей по ее реализации. Цель делового общения — организовать и оптимизировать опреде­ленный вид совместной предметной деятельности. Кроме общей цели делового общения, выделяются и личные цели, которые реализуют участники общения: стремиться повысить свой уровень жизни; стремиться к личной безопасности в процессе социальной деятельности; стремиться к власти, значит стремиться продвинуться вверх по карьерной лестнице, изба­виться от тягости иерархического контроля, а также расширить круг своих полномочий; стремиться повысить свой престиж, часто сочетающийся со стремлением укрепить престижность занимаемой должности и самой организации. “В литературе, однако, существует и другая точка зрения по поводу понимания целей делового общения. Стоит отметить, что в качестве субъекта общения может выступать как группа, так и индивидуум. Рассматривая, по поводу чего и для чего люди общаются, выявляется, что существует четыре цели: цель общения состоит в нем самом; цель общения формируется за пределами самого взаимодействия субъектов; цель общения заключается в приобщении партнера к ценностям и опыту инициатора коммуникации; целью общения является присоединение инициатора к ценностям партнера.”(http:alfa2omega.ruloadreferatyupr_org258023-1-0-2580) “Для успешного достижения всех целей делового общения в современной науке выделяются определённые принципы делового общения, к ним относятся: принцип создания условий, способствующих выявлению профессиональных знаний личности и творческого по­тенциала, благодаря которым возможно согласовать личные стремления сотрудника с общими стремлениями организации; принцип ответственности и полномочий, который регламентирует деловое общение в пределах служебных прав и обязанностей, соответствуя служебному статусу сотрудника, оценки его деловых качеств и использованию его опыта и квалификации.”(http:alfa2omega.ruloadreferatyupr_org258023-1-0-2580) Немного подытожив вышесказанное, обратимся к основным особенностям делового общения: в деловом общении партнёр всегда выступает как личность, значимая для субъекта; собеседников отличает хорошее взаимопонимание относительно вопросов дела; продуктивное сотрудничество является основной задачей делового общения. Далее проанализируем процессуальный аспект делового общения и приступим к более подробной характеристике взаимодействий в деловом общении. Обычно процесс общения можно описывать как локальный акт: обсуждение определённых вопро­сов, разговор с конкретным собеседником или группой людей и т.д. В деловом общении в развернутом виде можно перечислить следующие этапы:“ установление контакта; ориентация в ситуации (обстоятельства, люди и т.д.); обсуждение проблемы, вопроса; принятие решения; выход из контакта.”(Лачугина 2010:30) Данная схема в деловом общении может быть как подробной и полной, так и краткой и свернутой. Эффективность делового общения выражается сознательным вычленением данных этапов и их регуляци­ей. Рассмотрим перечисленные этапы подробнее. 1. Любое общение начинается именно с контакта. Зачастую неуспех делового общения предугадан с самого начала: не получившийся контакт (конкретнее его отсутствие) является началом к дальнейшей череде неправильных действий. Задачей контактной фазы является побуждение собеседника к общению и создание максимального поля возможностей для последующего делового обсуждения, а также принятия решений. Психологи считают, что суще­ствуют защитные механизмы психологической природы, которые препятствуют нам сразу признать другого человека, допустить его в поле своего личного «Я». Так контактная фаза призвана размыть границы данной зоны. Основными задачами этапа ориентации являются: проявление интереса собеседника к предстоящей беседе и вовлечение его в обсуждение; выявление самооценки собеседника и ориентирование в рас­пределении ролей; начало решения основной задачи общения. Вовлечение собеседника в активное обсуждение какого-либо вопроса, когда у него возможно нет особого желания, а также создать благоприятную атмосферу общения — это искусство. На данном этапе важно определить психологическое состоя­ние собеседника и уметь корректировать его. Если собеседник в плохом настроении, необходимо повысить эмоциональный тонус собеседника. Присвоение собеседнику желательного качества считается наиболее эффективным приемом. Не менее эффективной является в данном случае сообщение интересной информации, умение высказать похвалу в адрес собеседника, либо напо­мнить собеседнику о приятных событиях. Включение человека в выполнение физических упражнений благоприятно сказывается на создании непринужденной атмосферы общения. Выявить самооценку партнера требуется для того, чтобы впоследствии понизить или повысить ее до необходимого уровня. Правильное распределение ролей, опираясь на принцип доминирование-подчинение, также нужно для обеспечения успешности в делово­м общении. Однако если данная договоренность о распределении ролей не будет достигнута, в таком случае конфликт неизбежен. 3. Характерными чертами с психо­логической точки зрения для этапа обсуждения проблемы и принятия решения являются эффект ассимиляции и эффект контраста. Действие эффекта контраста состоит в том, что, указы­вая на различие нашей точки зрения на допустимую совместную деятельность от взгляда партнера, мы психологически устраняемся от него; а в своё время при подчеркивании сходства позиций, мы сводимся с партнером, в чем проявляется действие эффекта ассимиляции. Чтобы достичь успеха в деловом обсуждении, необходимо подчерк­нуть единство позиций. При различного рода разногласиях необходимым правилом успешного обсужде­ния считается тот факт, что противоположные фразы должны быть обязательно безличностными, в иначе они становятся необратимыми, в результате общение завер­шится неудачей. Иначе говоря, должно быть зафиксировано, что точка зрения собеседника исходит из объективных причин и связана с политикой, погодой и т.д., но никак не с его личностью, а также не с его личными качествами. На этапе обсуждения и принятия решения значимыми являются ориентация на партнера, а также его включение в обсуждение, поэтому на данном этапе полностью должны быть проявлены умение убеждать и слушать. “Убеждение характеризуется сложной структурой: оно включает в себя эмоции, знания и волевые компоненты. Убедить собеседника категоричностью своих сужде­ний сложно, пусть даже они правильны: тут срабатывают психологические механизмы защиты. Если хотите убедить человека, для начала нужно его понять, выяснив причи­ны его несогласия, привлечь к совместному обсуждению для получения общего реше­ния. Если же общее решение не получится, то будут хотя бы известны точки зрения, их обоснованность, что по­зволяет вести дальнейшее обсуждение.” (http:www.studfiles.rupreview5424461page:4) 4. Роль первого впечатления, которое производится на собеседника или группу людей, хорошо изучена в научной литературе. Однако роль заключительного впечатления не менее велика. Этот этап оказывает влияние на образ, сохранившийся в памяти партнера, а также на будущие деловые от­ношения. Поэтому приветливость – это одна из основных задач выхода из кон­такта. (http:allrefs.netc148ffhp5) При рассмотрении особенностей делового общения необходимо остановиться на его формах и видах. Деловое общение условно разделяется на: прямое (непосред­ственный контакт) косвенное (когда между партнерами суще­ствует пространственно-временная дистанция). (Шейнов 1999:221). Характерными особенностями прямого делового общения считаются большая результативность, сила эмоционального воздействия и внушения, а в косвенном деловом общении косвенно действуют социально-психологические меха­низмы. “Следует упомянуть, что существует и другая классификация видов делового общения в зависимости от различных признаков: (Колтунова 1997:64). устное — письменное (с точки зрения формы речи); диалогическое — монологическое (с точки зрения речи между говорящим и слушающим); межличностное — публичное (с точки зрения количества участников); непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутст­вия наличия опосредующего аппарата); контактное — дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве). ” В большинстве случаев различают устную и письменную деловую речь: оба вида деловой речи представляют системно различающиеся разновидности русского литературного языка. Если устная деловая речь представляет различные формы гибридных стилевых образований, то деловая письменная речь - официально-деловой стиль речи. “Значительными являются языковые различия между монологической и диалогической деловой речью. Если монологическая речь в большей степени стремиться к книжной речи, то диалогическая — более к разговорной, что в первую очередь отражает­ся на текстовой организации и синтаксических особен­ностях речи. Диалогическое общение — это по преимуществу межлич­ностное общение, а публичная речь — это монологическая речь.”(http:obsheniedel.ruotvety-na-ekzamen-po-delovomu-obshheniyu-formy-delovogo-sotrudnichestva.html) Дистантное, всегда опосредованное общение (пейджинговая связь, почтовое и факсовое отправление, телефонный раз­говор и т.п.) отличительными чертами от контактного считаются повышенное вни­мание к интонационному рисунку речи (устное общение), краткос­ть и регламентированность, невозможность использования жес­тикуляции и предметов как носителей информации. Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанро­вых разновидностей устного и письменного общения. Устная деловая речь, в которой осуществляются диалогические отношения, пред­ставлена жанрами консультаций, встреч, деловых переговоров и т.п. А письменная деловая речь представлена всеми видами деловых писем, документами, которые фик­сируют социально-правовые отношения — контракты (договора­), соглашения и все типы сопутствующих документов. Собрания и совещания – это особый тип протоколь­ного общения, в котором по большей части представлена монологи­ческая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах — устной и письменной. Последнее, что требуется отнести к особенностям делового общения, – культура речи. Культура речи всегда включает три основных аспекта: ортологический, коммуни­кативный и этический. “Выделим показатели культуры речи в деловом общении: (Гойхман:48). словарный состав (исключаются диалектизмы, оскорбляющие слух (нецен­зурные), жаргонные слова); словарный запас (чем он богаче, тем выразительнее, ярче, разнообразнее речь, тем меньше она утомляет слушателей, тем больше увлекает, впечатляет и запоминается); произношение (старомосковский диалект является нормой современного произношения в русском языке); грамматика (деловая речь требует соблюдать общие правила грамматики, а также учитывать некоторые специфические отличия; в частности, центральное место в деловой речи должно быть занято суще­ствительными, а не глаголами); стилистика (к хорошему стилю речи предъявляются такие тре­бования, как правильный порядок слов, отсутствие стандартных, избитых выражений, недопустимость лишних слов).” “Особенно важно для руководителя, менеджера, муниципального служащего представлять себе нормативный аспект языка документом и устной деловой речи.” “Нормативный аспект культуры деловой речи — один из важнейших, но не единственный. Можно произвести на собеседника отталкивающее впечатление и при этом не нарушать нормы русского литературного языка. А можно и привести большое количество различных и безупречных текстов с точки зрения нормативности, но не слишком вразуми­тельных.” (http:www.bibliotekar.rudelovoe-obschenie3.htm) “Язык обладает огромным арсеналом средств. Они должны применяться с учетом сферы, задач, ситуации, жанра речи и быть мобилизованы на достижение коммуникативной цели. Коммуника­тивный аспект речевой культуры делового общения как раз и рассматривает эти во­просы.”( http:www.rusnauka.com25_NNP_2011Psihologia8_91440.doc.htm) То, что сейчас в современной лингвистике называется коммуникативным аспектом культуры речи, было известно еще в античности как риторика. Сначала риторика была нау­кой об ораторском мастерстве. Потом риторику стали трактовать как науку о хорошей речи, выделяя такие ее качества, как выразитель­ность, точность, ясность, логичность, уместность, чистоту. Все перечисленные качества связаны между собой. Точность, которая достигается благодаря корректности сло­воупотребления и организации речи, обеспечивает такие качества речи, как доступность и ясность. “Уместность речи и её чистота тесно взаимосвязаны. Отбор слов согласно условиям и целям общения определяется правилом чистоты и уместности речи, это предусматривает знание стилей литературного языка. Так, оби­лие штампов и терминов, стандартных выражений считается характерными для письменной деловой речи, но совершенно не характерными для разговор­ной речи. Все эти коммуникативные качества речи являются характе­ристиками речи правильной и искусной. ”(http:www.0zd.rukultura_i_iskusstvodelovoe_obshhenie_i_ego_osobennosti.html) Итак, обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что деловое общение - основная форма речевого взаимодействия в сфере деловых отношений. 1.2. Особенности письменной формы делового общения Письменная форма представляет собой одну из форм реализации деловых отношений, поскольку сочетает свойства документа как правового источника, так и информационного источника. Важнейшее требование, предъявляемое к языку документа - это требование точности, которая, как отмечает М.В. Колтунова, включает в себя предметную и коммуникативную точность, или точность содержания. Предметная точность связана с использованием слов в соответствии с их лексическим значением, то есть точность факта. Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения, например (Колтунова 2000:123): (1) прошу оплатить за услуги, оказанные в 1997г., по расчету стоимости согласно договору. (2) прошу оплатить услуги, оказанные вам в 1997г., согласно утвержденным в договоре расценкам. Кроме точности язык деловых бумаг характеризуется таким качеством как логичность. Стандартизация и унификация—приведение языковых и текстовых средств к единому образцу—затрагивают все уровни языка деловой корреспонденции: от размещения на листе реквизитов письма до выбора сокращения слов. Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Существует несколько видов классификации деловых писем. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные;по композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. По форме отправления на электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. Исследователи, занимающиеся изучением делового письма, выделяют 3 типа деловой корреспонденции: а) документы личного характера (заявление, резюме, расписка и т.д.); б) служебная корреспонденция (письмо-запрос, письмо-просьба, рекламация, инструкция); в) производственная документация (договор, свидетельство, справки и т.д.). Деловое общение может осуществляться как в устной, так и в письменной форме. Письменное деловое общение зачастую выглядит как документ, применяющийся для передачи информации. Форма устного общения используется в деловой беседе или встрече. (Баландина 2012:96). В деловом общении характерной чертой является установление регламента, правил и ограничений. (Измайлова 2009:251) Написанное слово наделено силой, значительно большей по сравнению со словом, которое произнесено. Также характерным для письменного делового общения является то, что письмо можно перечитывать несколько раз. На предприятиях при наличии сложний ситуациях обязательно прибегают к письменному сообщению. Электронное письмо – документ, отправляемый по электронной почте и используемый в современном деловом общении. Докладные записки, заявления, обращения и остальные виды письменного общения находят применение внутри предприятия. (Кибанов, Захаров, Коновалова 2012:368) Для организации письменное общение незаменимо. Пресс-релизы, письма, реклама - все это оказывает влияние на формирование имиджа компании. Следовательно, разнообразные служебные документы являются современные письменные формы делового общения Различают следующие виды письменного делового общения (Кузнецов 2012:528) : Договор – это документ, правовое соглашение между юридическими лицами или юридического лица с физическим лицом. Заявление – документ, который содержит обращение гражданина, предложение или жалобу. Оно направлено на исполнение прав и интересов заявителя, либо на устранение изъянов на предприятии. Заявление адресовано к должностному лицу учреждения или организации. Распорядительная документация – это документы, которые реализуют акт управления государственного органа, а также обязанности и права руководителей и работников по выполнению определённых действий. Существует две группы распоряжения: касающиеся конкретного вопроса и длительного действия. К распорядительной документации можно отнести: постановление, приказ, указание, распоряжение. Приказ – это распоряжение руководителя. Письменный приказ — это нормативный акт управления, используемый в письменной форме. Целью данного документа является решение вопросов на предприятии, а также вопросов касательно отчётности, планирования и др. Приказ начинается со слова «Приказываю» и излагается он от первого лица в повелительном наклонении. Акт – документ, удостоверяющий установленные факты жизни и действия. Акт составляется несколькими лицами. Справка - это подтверждение, какого- либо факта. Данный вид документации предназначен для получения определённой информации касательно интересующей теме. Служебная записка – это форма внутренней деловой переписки. Составляется руководителем или работником для выполнения каких-либо работ. Докладная записка – документ для руководителя, в котором излагается определённый вопрос. В таком документе могут быть выводы и предложения составителя. Зачастую докладная записка составляется по инициативе подчиненного или по требованию руководства. Письмо-претензия – официальное письменное предупреждение об устранении каких-либо нарушений. Рекомендуется к претензии прилагать копии документов, которые подтверждают обоснованность данной претензии. Аналитическая записка - документ, который содержит подробный анализ определённых исследований. Цель составления такой записки - обоснование выводов или формулирование проблемы. Справка может содержать предложения для решения поставленной проблемы, основывающиеся на определенной информации. Статистическая записка зачастую содержит множество таблиц и графиков. Здесь широко используются цифры и статистика. Данные, которые приводятся в этом документе, должны быть представлены в определенном порядке, который облегчал бы сравнение данных и восприятие содержания. Протокол составляется с целью принятия решения и обсуждения проблемы на общих собраниях, конференциях, совещаниях трудового коллектива и т.п. Следовательно, форма делового письма зависит от цели уведомления, отправителя и его получателя. В деловых письмах проявляется грамотность, точность исполнителя и его профессиональная компетентность. Самыми разнообразными видами деловых писем являются: (Самыгин, Руденко 2010: 440) приглашение или отчет, письмо-согласие или отказ, письмо-жалоба, благодарность, требование, извещение. Умение правильно общаться - это ценный навык на всех уровнях управления. (Скородумова 2009:156 ) Деловое общение считается одним из самых масштабных видов общения людей в обществе. В управленческой культуре оно незаменимо и может быть расценено как вид культурных универсалий в деловой среде. На сегодняшний день с точки зрения бизнеса, письменное деловое общение особо актуально. Письменное обращение представлено официальными и полуофициальными деловыми письмами, а также широкое использование получила переписка по электронной почте. Значимость делового общения считается основой для разработки мероприятий, целью которых является обучение людей всем возможным аспектам современного этикета. (Шарухин, Орлов 2012:240 ). В письменном деловом общении развитие этикета содействует приобретению всей сложности и специфики межкультурной и межнациональной коммуникации. Данная проблема связана с тем, что общение осуществляется при условии, отличающегося от стандартов поведения и национально-культурных стереотипов мышления и зависит от сферы профессионального взаимодействия. Письменная форма общения считается важной в условиях повышения культуры гражданского участия, справедливости и ответственности. В деловой сфере данная форма общения значительно увеличивает возможности взаимодействия людей. В нашей работе мы будем исследовать деловые письма, относящиеся к служебной корреспонденции. 1.3. Деловое письмо в функционально-стилистической системе современного русского языка В лингвистике традиционно совокупность вопросов, которые составляют предмет исследования в рамках делового общения, многими учеными рассматривается в аспекте функциональной стилистики. При этом официально-деловой стиль подразделяется на такие подстили, как язык законов, язык дипломатии и обиходно-деловой подстиль, в котором можно выделить служебную переписку и деловые документы. При изучении характерных признаков официально-делового стиля внимание исследователей концентрируется на особенностях языка служебных документов и деловой переписки, которые и составляют основу официально-делового стиля (Введенская, Павлова 1991: 88). Официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт, которые обнаруживаются на всех уровнях языковой системы, что позволяет отличить данный стиль от других. К основным признакам официально-делового стиля следует относить: сжатость изложения; языковой стандарт, употребление клише, присущих этому стилю; широкое употребление терминологии; частое использование отыменных предлогов и отглагольных существительных, например, посредством, путем, ввиду, в качестве, в течение, в порядке, в случае, в условиях, в интересах, в целях, на основе, на основании, по причине, со стороны, в связи с, в соответствии с, в зависимости от, по сравнению с ...; частотное употребление инфинитива, использование вместо глаголов глагольно-именных сочетаний, например, оказать содействие – содействовать, принять участие – участвовать, выразить благодарность – поблагодарить, глаголов формы настоящего времени; осложнение простых предложений, которые обособленны оборотами и однородными членами; повествовательный характер изложения. Как показывает собранный нами материал, характерными признаками языка деловой переписки являются частая повторяемость и единообразие речевых средств. Исходя из вышесказанного, в нем присутствует множество речевых клише, помогающих понятнее, конкретнее и лаконичнее выразить определённую мысль. “Нейтральность тона изложения - характерная особенность делового письма. При этом отсутствуют диалектные слова и выражения, используются средства не эмоциональной, а логической оценки фактов, а также здесь нет междометий, модальных слов и имен с суффиксами субъективной оценки. Задачей языка данной переписки является обеспечение объективного отношения к излагаемым фактам, отсутствие субъективности и эмоциональности взгляда на вещи, а также отражение строго логической последовательности изложения.”( http:www.studfiles.rupreview5569029) Мы выяснили, что официально-деловой стиль подразделяется на подстили, как язык законов, и официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт. 1.3.1. Лексические нормы Характерным признаком лексики языка документов принято считать высокую степень терминированности, при этом к терминам относят огромный пласт номенклатурной лексики: номенклатура должностей: рекламный менеджер, менеджер по продажам, рекламный ме­неджер, коммерческий директор, генеральный директор; номенклатура наименований: ИЧП Старт, АООТ Олимп, ФСБ, госу­дарственная приемная комиссия и т.п.; номенклатура товаров: Электропривод СП-6М, ЗИЛ-130, бензин А-76, Сталь уг­ловая СТ-ЗКП и т.п. (Колтунова 2005: 44) В языке деловых бумаг кроме экономических, юридических и юридическо-экономических терминов используется огромное количество терминов технического характера: блоки питания, датчики, цифровой поток, ис­точники ионизирующего излучения, энергоносители, вспомогательная техника, минерально-сырьевая база. Среди них достаточно много аббревиатур: НРБ — нормы радиационной безопасности; АСУ— автоматическая система управления; КПД — коэффициент полезного действия; АИС — автоматическая информационная система. Кроме терминов могут сокращаться названия правовых актов: УК — Уголовный кодекс; ГК — Гражданский кодекс. Сокращаются номенклатурные знаки различного свойства, которые: представляют собой наименования организаций: ЦБР — Центральный банк России; МВФ — Международный валютный фонд. указывают на форму собственности предприятия, которые входят в названия предприятий в качестве классификатора: ОАО — открытое акционерное общество; ООО — общество с ограниченной ответственностью; СП — совместное предприятие; МП — муниципальное предприятие; ЧП — частное предприятие. Сокращается также номенклатура должностей: ИО — исполняющий обязанности. Однородность в плане стилистической окраски лексики в деловой письмен­ной речи достигается с помощью высокой частотности, иначе говоря, процедурной лексики, которая представляет в тексте документа определённый предмет, действие или признак в официально-правовом рассмотрении: срыв графика поста­вок (несвоевременная отгрузка товара, задержка в пути и т.д.), нарушение трудовой дисциплины (это может быть явка на работу в неподобающем виде, опоздание, прогул и т.д.), нести ответственность (подвергаться из-за нарушений штрафам, уголовному преследованию, мате­риальным взысканиям и т.д.) (Колтунова 2005:45). Как видно из вышеприведенных примеров, процедурной лексикой называется лексика с обобщенным значением, в высокой степени свойственным и терминированной лексике: предприятие — фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат; товар — консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д. Термины и процедурная лексика являются составляющими стилеобразующей, опорной лексики языка документов, которая составляет по отдельным жанрам от 50 до 70 всех словоупотреблений. Важнейшая особенность процедурной и терминологической лек­сики - это то, что слово используется в одном возможном значении в тексте. Однозначность контекстного употребления зависит от те­матики документа. Номенклатурная лексика вместе с ее конкретно-денотативным значением выступает как дополнительный элемент высокого уровня процедур­ной лексики и обобщенности терминов. Такие типы слов используют параллельно: в приложениях к договорам используется номенклатурная лексика, в тексте догово­ров — процедурная лексика и термины. В реестрах, опросных листах, заявках, спецификаци­ях и т.п. термины как бы получают свою расшифровку. (Колтунова 2005:46). Употребление бранных слов и сниженной лексики, жаргониз­мов и разговорных выражений в текстах документов вообще недопустимо. Однако профессиональ­ные и жаргонные слова попадают в язык деловой переписки: кадровик, неучтенка, платежка, неза­вершенка и т.п. В деловых письмах использование данной лексики так же неуместно, как факт использования канцеляризмов в бытовой беседе, так как пользоваться ею можно только в устной сфере об­щения, и она не может отвечать требованию точности. 1.3.2. Грамматические нормы К грамматическим нормам делового стиля, который представляет язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосоче­тания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже — кому, а затем что исполнить: 1. Гл. бухгалтеру Петрову О.Б. подготовить предложение по оплате сверхурочных часов. Особенно важно при этом учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Они упот­ребляются, как правило, с дательным, либо с родительным падежом. Самой обширной ошибкой во всех типах документов считается использование предлога согласно вместо дательного падежа с родительным [Колтунова 2005: 46]. Ошибочно Правильно Согласно положения Согласно приказа согласно положению согласно приказу Употребление предлогов и предложных сочетаний Употребляются с Р.п. (чего) Употребляются с Д.п. (чему) в сторону в отношении в целях во избежание касательно по мере в продолжение независимо от в течение относительно насчет вследствие ввиду по линии в силу в сопровождении впредь до за счет по причине при посредстве со стороны вопреки благодаря соответственно по в отношении к сообразно согласно применительно к В тексте документа таких предложений бывает немного, однако велика их текстообразующая, конструктивная роль. Это доказывает тот факт, что, они, как правило, и начинают, и завершают текст распоряжения, договора, приказа и других типов документов. Итак, мы определили деловое письмо в функционально-стилистической системе, в деловых письмах используется огромное количество терминов технического характера и нормы делового стиля относят унификацию грамматической структуры словосоче­тания и словоформы, переходим к типологии деловых писем. 1.4. Типология деловых писем Деловые письма – это официальная корреспонденция, которая применяется для решения множества оперативных вопросов, возникающих в коммерческой и управленческой деятельности. Деловое письмо - одно из основных средств общения в деловом мире. Ещё с давних пор оно, являясь гибким и мощным инструментом проведения экономической тактики и стратегии предприятий, фирм и компаний, оказывает помощь человеку в осуществлении предпринимательской и коммерческой деятельности. В современном мире современное деловое письмо трактуется как служебное послание в форме официального документа, а также в виде всевозможных просьб, подтверждений, предложений, запросов, претензий, напоминаний, поручений, соболезнований и ответов на них, то есть всего того, что обусловливает деловое отношения. Различают следующие видов классификации деловых писем по разнообразным классификационным признакам. Рассмотрим более подробно существующие классификации деловых писем. По функциональному признаку деловые письма делятся на письма-ответы и инициативные письма: 1) письма, которые не требуют письма-ответа; 2) письма, которые требую письма-ответа. Обязательный ответ необходим для коммерческих писем (письмо-рекламация, письмо-запрос). Письма-извещения, письма-подтверждения, письма - напоминания, письма-заявления описывают свершившийся факт, из-за этого они не требуют ответа. “По признаку адресата деловые письма делятся на циркулярные и обычные. Циркулярное письмо адресуется из одного источника в несколько, как правило, адресов подчиненных инстанций.” Наряду с традиционным почтовым отправлением по форме отправления можно отметить факсовые отправления и электронную деловую корреспонденцию. При этом телефакс и электронная почта используются для решения оперативных вопросов. ” Письма, которые имеют большое юридическое значение - рекламации, договоры и т. п., - отправляются обычными почтовыми отправлениями. “По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляют по определенному образцу. В них решаются типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.” Нерегламентированное деловое письмо - это авторский текст, реализующийся в виде этикетного текста или формально-логического повествования. “По композиционным признакам деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектном письме рассматривается одна проблема, а многоаспектное – несколько проблем.”(http:refall.ru1-10025.html) Многоаспектным считается письмо, которое содержит однотипные и разнотипные аспекты – предложения, просьбы, сообщения. Каждый аспект формируется речевым действием: приглашением, просьбой, сообщением и т.п. Исследователи, которые занимаются изучением делового письма, выделяют 3 типа деловой корреспонденции: документы личного характера (расписка, заявление, резюме и т.д.); служебная корреспонденция (инструкция, рекламация, письмо-запрос, письмо-просьба); производственная документация (справки, договор, свидетельство и т.д.). В основе типологии презентаций выделяются следующие критерии: I. по функциональному использованию: официальная (доклады и отчеты перед вышестоящими органами); официально - эмоциональная (доклады и отчеты перед коллективом); информационный ролик (слайд-шоу с целью рекламы). II. по направленности на определенную аудиторию: для работы в аудитории с проецированием на большой экран; для самостоятельной работы за персональным компьютером. III. по структуре и управлению: линейная с жёсткой последовательностью кадров – последовательное представление цельных слайдов, так называемых «плакатов» (Ястребов 2007:55). линейная с эффектами анимации – последовательный переход от одного слайда к другому с использованием эффектов анимации. гипертекстовая с разветвлённой структурой – последовательность подачи материала произвольна и регламентируется гиперссылками. в форме Интернет страницы – единственное отличие от гипертекстовой презентации - способ управления с помощью вертикального или горизонтального меню. Мы рассмотрели деловые письма по функциональному признаку, по структурным признакам, по композиционным признакам. Переходим к описанию писама-презентации. 1.5 Письмо-презентация как часть системы делового общения: общая характеристика Письмо-презентация, которое специально подготавливается для потенциальных партнеров по бизнесу, заказчиков или клиентов, может служить дополнительной рекламой предприятию. Такому виду рекламы доверия значительно больше, поскольку она адресная и рассылка ее проводится от лица конкретного человека – руководителя компании, которым подтверждается достоверность изложенной информации. (http:www.astromeridian.rupsykak_napisat_pismoprezentaciju.html) Специалистами в области современного делопроизводства выделяется новая жанровая разновидность делового письма: письмо-презентация, которое относят к разряду информационных писем. Многообразие ситуаций, вызывающих необходимость написания таких писем, сегодня все увеличивается. Авторы информируют о новых видах услуг, товаров, об открытии нового центра, магазина, предприятия. В письмах подобного рода содержатся сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата и т.п. Анализируя собранный нами материал, мы отметили существенные отличия письма-презентации от классического информационного письма, основной целью которого является информирование о чем-либо, например, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании. Письма-презентаии содержат подробное описание рекламируемых услуг или товаров для того, чтобы убедить адресата приобрести что-либо. Кроме того, довольно часто такое письмо носит открытый характер, то есть может быть обращено к публике, широкой общественности и по этой причине отвечать на такие письма ответными посланиями не принято. Для письма-презентации характерно несколько целей: информировать и вызвать интерес адресата, то есть такое письмо должно содержать такую информацию, которая может заинтересовать адресата. При этом, как утверждают специалисты, важен принцип достаточности информации, чтобы у адресата возникло четкое представление о сути предложения, преимуществах данного предложения перед аналогичными. Приемы, позволяющие не только информировать, но и убедить, будут рассмотрены нами во второй главе.
  1   2   3   4

  • ОГЛАВЛЕНИЕ Введение
  • Глава II. Лингвистические особенности письма-презентации
  • Выводы
  • Приложение
  • Целью
  • Научная новизна
  • Практическая значимость работы
  • Глава I. Теоретические основы изучения письма - презентации 1.1. Деловое общение: понятие и основные признаки
  • 1.2. Особенности письменной формы делового общения
  • 1.3. Деловое письмо в функционально-стилистической системе современного русского языка
  • 1.3.1. Лексические нормы
  • 1.3.2. Грамматические нормы
  • Употребление предлогов и предложных сочетаний
  • 1.4. Типология деловых писем
  • 1.5 Письмо-презентация как часть системы делового общения: общая характеристика