Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Правила ведения, формирования, оформления в организациях и учреждениях. Памятка




Скачать 400.03 Kb.
страница1/2
Дата27.06.2017
Размер400.03 Kb.
ТипПравила
  1   2


КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ ЗАГС И АРХИВОВ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ




Краевое государственное казённое учреждение

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ»



ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ, ФОРМИРОВАНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ

В ОРГАНИЗАЦИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ. ПАМЯТКА


СОГЛАСОВАНО
Протокол НЭМС краевого

государственного казённого

учреждения «Государственный архив

Хабаровского края»

от 11.09.2015 № 10


СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК комитета

по делам ЗАГС и архивов

Правительства Хабаровского края

от 25.09.2015 №




СОДЕРЖАНИЕ



Введение
1. Общие положения
2. Порядок формирования личного дела в текущем делопроизводстве

3. Хранение личных дел в текущем делопроизводстве


4. Правила работы с личным делом
5. Сроки хранения личных дел
6. Подготовка личных дел к архивному хранению
8. Составление описей личных дел
9. Передача личных дел при реорганизации или ликвидации

организации


Приложения:
№ 1. Образец оформления внутренней описи документов в личном деле
№ 2. Образец оформления журнала учёта личных дел
№ 3. Форма контрольной карточки
№ 4. Образец составления листа-заверителя
№ 5. Образец оформления обложки личного дела уволенного работника
№ 6. Образец оформления описи личных дел работников,

уволенных в ……. годах


№ 7. Образец оформления описи личных дел уволенных работников за ……. годы
№ 8. Образец оформления описи личных дел постоянного хранения уволенных работников
Использованная литература

3
3
4
7
8
10
10
13

15


16

17
18


19

20

21


22

23


24





Введение
Памятка «Личное дело работника. Правила ведения, формирования, оформления в организациях и учреждениях» (далее – Памятка) разработана на основе памятки государственного архива Хабаровского края «Личное дело сотрудника. Правила ведения, формирования, оформления», согласованной ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 26.04.2002 № 4).

В настоящей Памятке учтены положения действующих федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих получение персональных и иных данных о работниках, особенности их обработки, хранения и использования.

В Памятке не рассматривается порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, установленный Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (в ред. от 01.07.2014) и Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (в ред. от 13.07.2015).

Основные положения Памятки представляют собой комплекс рекомендаций по ведению личных дел работников организаций и учреждений (далее – организаций), начиная с формирования и заканчивая передачей в архив.

Памятка разработана в целях оказания методической помощи работникам кадровых служб организаций, осуществляющих формирование, ведение и оформление личных дел.

Отдельные положения и разделы Памятки могут быть использованы специалистами архивов организаций и архивных учреждений, занимающихся упорядочением личных дел работников и подготовкой их к долговременному или постоянному хранению.




  1. Общие положения

1.1. Личные дела работников составляют особую группу документов по личному составу1.

1.2. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приеме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др.

Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

1.3. Личные дела ведутся кадровой службой организации. В организациях, не имеющих кадровой службы, личные дела ведет секретарь руководителя или специально назначенное лицо2.

1.4. Личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определённые их категории. В организациях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

- руководитель, его заместители, помощники;

- руководители структурных подразделений и их заместители;

- главные (ведущие) специалисты;

- работники, на которых возложена материальная ответственность;

- работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью организации.

Категории работников, на которых заводятся личные дела, определяются локальным нормативным актом организации.

1.5. На работников, в отношении которых при приёме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтёры, дворники, уборщики помещений и т.п.), личные дела, как правило, не заводятся.

1.6. Личные дела могут заводиться на совместителей, если совместитель занимает в организации такую должность, для которой работодателем предусмотрено обязательное ведение личного дела.

1.7. Требования к формированию, ведению и подготовке к архивному хранению личных дел должны быть отражены в отдельном разделе инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству организации, либо в отдельном организационно-правовом документе (положении, регламенте), устанавливающем порядок ведения, оформления и хранения личных дел.
2. Порядок формирования личного дела в текущем делопроизводстве
2.1. Личное дело работника оформляется после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

2.2. На каждого работника личное дело формируется3 в отдельной папке и ведётся в течение всего периода работы в организации.

Одновременное ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

2.3. Личные дела, как правило, оформляются на основных работников и совместителей (см. п. 1.4, 1.6).

При этом для внешнего совместителя заводится новое личное дело, а документы, касающиеся внутреннего совместителя, целесообразно подшивать в уже имеющееся личное дело этого работника (если оно ведётся).

Формируется личное дело совместителя в общем порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства в конкретной организации.

2.4. В случае увольнения работника и последующего приема его на прежнее место работы на него заводится новое личное дело. Расшивка и переформирование личного дела, заведенного на работника ранее, не допускается.

2.5. На обложке личного дела указываются: фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, дата приказа (распоряжения) о приеме на работу, срок хранения личного дела.

2.6. В личное дело помещают по одному экземпляру каждого документа.

2.6.1. Первоначально в личное дело включаются документы, сопровождающие процесс приема на работу:

личное заявление;

личный листок по учёту кадров или анкета, собственноручно заполненная и подписанная поступающим на работу4;

копия паспорта (при необходимости);

копия миграционной карты (при необходимости);

автобиография (в случае, если требуется в соответствии с локальным нормативным актом по ведению кадрового делопроизводства в организации);

копии документов об образовании, квалификации5;

копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

справка о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости, например, при поступлении на работу в учебное заведение)6;

копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (при необходимости);

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (при необходимости);

копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (при необходимости);

результаты предварительного медицинского осмотра (в случаях, предусмотренных действующим законодательством)7;

копии документов о награждения, поощрениях, присвоении званий, влияющих на оплату труда (при наличии);

трудовой договор;

индивидуальная должностная инструкция;

приказ (распоряжение) о приёме на работу (документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий).

В состав личного дела могут включаться и другие документы, предоставление которых предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации и локальным нормативным актом по ведению кадрового делопроизводства в организации (например, результаты тестирования при приёме на работу и др.).

2.6.2. В процессе формирования в личное дело в хронологическом порядке (по мере поступления) добавляются все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника:

заявление о согласии на обработку персональных данных;

дополнение к личному листку по учёту кадров (анкете);

дополнительные соглашения к трудовому договору;

уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;

документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.).;

документы, характеризующие работника (аттестационные листы, характеристики и т.п.);

копии приказов о перемещении по должности, переводе на другую работу, прекращении (расторжении) трудового договора и других, срок хранения которых составляет 75 лет ЭПК8;

копии документов о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий (заключения о премировании, представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.), в том числе по отклоненным ходатайствам;

другие документы, в которых содержится оценка личных и деловых качеств работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей.

2.7. Документы располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с наиболее раннего (заявления о приеме на работу) и заканчивая приказом (распоряжением) об увольнении, переводе в другую организацию.

2.8. В личное дело не включаются документы, не имеющие отношения к трудовой деятельности и характеристике работника:

- заявления о выдаче трудовой книжки, оказании материальной помощи, справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства и др.);

- копии приказов, срок хранения которых составляет 5 лет9 о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения по данным основаниям); больничные листы, заявления с просьбами об оказании материальной помощи и др.), а также черновые и дублетные экземпляры документов;

- документы, содержащие сведения о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве работника в общественных объединениях;

- черновые и дублетные экземпляры, неправильно оформленные документы.

2.9. Перед документами личного дела в обязательном порядке помещается внутренняя опись документов дела, составленная по унифицированной форме (Приложение № 1), предусмотренной Правилами хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрированными в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015 № 38830). При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.

2.9.1. Во внутреннюю опись переносятся заголовки, даты, индексы (при наличии) и номера листов документов личного дела.

2.9.2. Итоговая запись к внутренней описи документов личного дела составляется после окончания ведения дела (увольнения работника). Затем внутренняя опись подписывается и датируется составителем.

2.10. Ответственность за ведение, полноту состава документов личного дела, правильное оформление личных дел и документов, входящих в него, своевременное внесение новых сведений в дополнение к анкете (в дополнение к личному листку по учету кадров), новых документов во внутреннюю опись дела несут работники кадровой службы.


3. Хранение личных дел в текущем делопроизводстве
3.1. Для хранения личных дел должны быть созданы условия, исключающие несанкционированный доступ и копирование, порчу и пропажу документов, содержащих персональные (анкетно-биографические) и иные данные о работнике.

3.2. Личные дела работников должны храниться в специальных шкафах или сейфах как документы строгой отчетности и располагаться в вертикальном положении по порядку номеров или алфавиту слева направо сверху вниз.

Шкафы (сейфы) запираются на замок и опечатываются.

3.3. Личные дела хранятся отдельно от личных карточек и трудовых книжек работников.

3.4. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы, а в организациях, где не имеется самостоятельной кадровой службы, на руководителя организации и работника, ответственного за ведение кадровой документации.

3.5. При увольнении работника его личное дело завершается и передаётся на хранение в архив организации, о чем делается отметка в журнале (книге) учета личных дел (см. п. 4.3).


4. Правила работы с личным делом
4.1. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

вносить записи в личное дело об изменении в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении работника, месте жительства и т.п.;

приобщать к делу полученные документы.

4.2. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;

об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов работника не допускается.

4.3. Личные дела работников учитываются в журнале (книге) учета личных дел, который является основным учётным документом10 (Приложение № 2). В зависимости от специфики организации журнал может дополняться необходимыми графами.

Порядковый номер из журнала переносят на обложку личного дела работника.

Личные дела могут учитываться в алфавитной книге личных дел.

4.4. Один раз в год должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел работников, о чём составляется соответствующий акт.

4.5. Личное дело может выдаваться для ознакомления работнику организации, на которого оно заведено11.

При этом личное дело запрещается выносить из помещения, где оно хранится12. Просмотр работником своего личного дела должен осуществляться в присутствии специалиста организации, ответственного за обеспечение сохранности персональных данных и за ведение и хранение личных дел.

4.5.1. В случае выявления в личном деле устаревших или неточных (неполных) сведений работник должен написать заявление о внесении необходимых изменений и дополнений, представив подлинники документов, являющихся основанием для их внесения.

4.6. Личные дела могут выдаваться во временное пользование должностным лицам организации.

Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел работников, определяется локальным нормативным актом работодателя (приказом (распоряжением) организации, порядком обеспечения сохранности персональных данных работников и т.п.).

4.7. При работе с выданным личным делом запрещается:

- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях;

- вносить новые записи;

- извлекать документы, заменять или помещать новые;

- разглашать содержащиеся в документах личного дела сведения.

4.8. Выдача личных дел учитывается в контрольной карточке, которую ставят на место выданного дела. В ней указано когда, куда и кому выдано дело и поставлена подпись лица, получившего дело (Приложение № 3).

При возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают ее в дело. Соответствующие отметки проставляются в акте и внутренней описи документов дела.

4.9. Изъятие личных дел и документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

4.10. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (см. п. 4.9) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства организации. Изъятие производится в присутствии должностных лиц организации с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

В случае изъятия из личного дела какого-либо документа в графе «Примечание» внутренней описи дела необходимо сделать соответствующую запись с указанием даты и причинах изъятия.

5. Сроки хранения личных дел
5.1. Документы, составляющие личное дело:

- служат подтверждением трудового стажа, прав на получение льгот, пенсионного обеспечения;

- используются в справочных целях;

- обладают биографической, археографической ценностью;

- являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

5.2. Ценность документов, составляющих личное дело, является основанием для определения срока их хранения13.

5.2.1. Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно.

5.2.2. Личные дела работников подлежат долговременному хранению (75 лет ЭПК).

Срок хранения личного дела отсчитывается с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.

5.3. По истечении 75-летнего срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел. Личные дела, имеющие историческую ценность, оставляют на постоянное хранение14.


6. Подготовка личных дел к архивному хранению
6.1. После увольнения работника его личное дело готовят к архивному хранению: проводят экспертизу ценности документов, дело оформляют и описывают15.

В процессе экспертизы ценности из личного дела удаляют документы, которые не используются в справочной работе: копии паспорта, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе, копии документов воинского учёта и др.


6.2. Документы в личном деле систематизируются по хронологии в следующем порядке16:

- документы, заполненные и представленные в связи с поступлением на работу (заявление, личный листок по учёту кадров, копии документов об образовании17 и др.);

- документы, в соответствии с которыми оформляют трудовые отношения (трудовой договор18, копия приказа о приёме на работу19 и др.);

- копии личных документов работника (об изменении фамилии, повышении квалификации, прохождении аттестации и пр.)

- копии и подлинники документов, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей, в том числе награждении и поощрении;

- заявление об увольнении (переводе);

- копия приказа об увольнении работника.

6.3. Если в личном деле отсутствуют какие-либо основные документы: копии приказов (распоряжений) о приеме на работу, об увольнении (переводе), анкета (личный листок по учету кадров), дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), сведения об их отсутствии (при невозможности восстановления этих документов) указываются в предисловии20 к описи личных дел уволенных работников.

Формирование неполных личных дел недопустимо.

6.4. Личные дела подлежат полному оформлению, предусматривающему нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, внутренней описи, подшивку документов дела, оформление обложки.

6.5. Документы личного дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом, не задевая текста документа.

6.6. Нумерация листов закрепляется в листе-заверителе, который подшивается за последним документом дела. Лист-заверитель не нумеруется (Приложение № 4).

6.7. Перед документами личного дела подшивают внутреннюю опись, в которой учитывают все документы, помещенные в личное дело (Приложение № 1). Внутренняя опись должна соответствовать фактическому содержанию личного дела и может отличаться от внутренней описи документов, составленной в процессе ведения личного дела, т.к. в результате экспертизы ценности документов и подготовки личного дела к архивному хранению состав документов дела может отличаться от состава документов, сформированных в личное дело в процессе делопроизводства.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно от документов личного дела. Количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе.

6.8. Документы личного дела подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом свободного чтения текста. Из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и пр.).

6.9. Каждое личное дело подшивается в отдельную папку. Недопустимо создание так называемых «нарядов» личных дел, когда несколько личных дел сшивается в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с конфиденциальными документами21.

6.10. На обложке личного дела указываются: наименование организации, соответствующее учредительным документам, ее непосредственную подчиненность, наименование структурного подразделения (Приложение № 5).

6.10.1. В заголовке личного дела пишут полностью в именительном падеже фамилию, имя, отчество уволенного (уволившегося) работника, например:


Корнеев Александр Иванович.
6.10.2. Если в документах личного дела имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено личное дело, то в заголовке должны быть указаны все варианты, например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна).

6.10.3. Если работник в период работы в организации изменил фамилию, его личное дело учитывают по последней фамилии, а прежнюю (прежние) заключают в скобки, например:

Ковалева (Зайцева, Гриднева) Ирина Евгеньевна.


6.11. На обложке указывают даты дела. Крайними датами личного дела являются даты издания приказов (распоряжений) о приеме и увольнении работника.

6.11.1. В случае, если фактические даты приёма или увольнения работника отличаются от дат издания соответствующих приказов (распоряжений), об этом указывается в предисловии к описи личных дел уволенных работников.

6.11.2. В личном деле могут быть документы, датируемые более ранней или более поздней датой, чем дата приказа о приеме на работу или увольнении с работы. В этом случае на обложке дела под крайними датами личного дела с новой строки делается запись «В деле имеются документы за ….. год (годы)».

6.12. На обложке личного дела проставляют количество листов (переносят из заверительной надписи) и срок хранения дела – «Хранить 75 лет ЭПК», «Хранить постоянно». Срок хранения личного дела не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения.

6.13. В личном деле не должно быть более 250 листов (при толщине дела не более 4 см). Если количество листов превышает допустимое, документы дела должны быть сформированы в два или три тома22.

6.14. Если для оформления личного дела используют обложку, заведенную в делопроизводстве, то на ней дописывают дату приказа (распоряжения) об увольнении, количество листов, уточняют срок хранения. (Приложение № 5).

6.15. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов и др.) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. Если таких документов много, их изымают из дел и составляют на них отдельную опись23.
7. Составление описей личных дел
7.1. Оформленные личные дела уволенных работников в конце года передают на хранение в архив учреждения по описи24.

7.2. Личные дела вносят в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируют в пределах годового раздела по алфавиту. Каждый заголовок дела вносят в опись под своим порядковым номером (Приложение № 6).

7.3. Опись личных дел уволенных работников может быть составлена за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи – наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная – самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером (Приложение № 7).

Данный вариант составления описи личных дел может быть использован в случае, если опись составляется впервые при ликвидации организации (т.е. до момента ликвидации опись личных дел уволенных работников не составлялась).

7.4. На первом листе годового раздела описи личных дел уволенных работников указывается название организации, соответствующее году увольнения работников, чьи личные дела включены в данный годовой раздел.

7.5. Если на одного работника в организации было заведено несколько личных дел (см. п. 2.4.), то в графе «Примечание» каждой описательной статьи личного дела этого работника, включенного в опись, делают запись, например: Личное дело Трофимовой Ларисы Евгеньевны см. также в разделе описи за … год, д. № … .

7.6. Личные дела, отобранные для постоянного хранения, вносятся в опись личных дел постоянного хранения (Приложение № 8).

7.7. К первому годовому разделу описи личных дел уволенных работников составляется предисловие и титульный лист, которые являются научно-справочным аппаратом к описи дел25.

К последующим годовым разделам описи предисловие и титульный лист составляются, если за год увольнения работников, чьи личные дела включены в годовой раздел описи, организация изменила название.

7.8. В предисловии к годовому разделу описи личных постоянного хранения уволенных работников указываются сведения о работниках по документам личных дел (даты приёма и увольнения, перемещения по должности, награды и пр.).

7.9. Описи личных дел (годовые разделы) уволенных работников организации, являющейся источником комплектования архивного учреждения, через три года после завершения дел в делопроизводстве после согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации (в трёх экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе) подлежат утверждению экспертным органом соответствующего государственного (муниципального) архива, затем утверждаются руководителем организации26.

7.10. После утверждения руководителем организации три экземпляра описи личных дел постоянного хранения уволенных работников, один экземпляр описи личных дел уволенных работников, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра), утвержденных экспертным органом архивного учреждения, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Один экземпляр утверждённой описи личных дел постоянного хранения уволенных работников и два экземпляра описи личных дел уволенных работников остаются в организации.

7.11. Внесение изменений в годовой раздел описи дел после его утверждения (согласования) экспертным органом архивного учреждения допускается только на основании его соответствующего решения.

7.12. Описи личных дел уволенных работников (годовые разделы) организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, рассматриваются и согласовываются ЭК организации не менее чем в трех экземплярах, затем утверждается руководителем организации27.

7.13. Принятые в архив организации по описи личные дела располагают по номерам дел в описи в алфавитном порядке.


8. Передача личных дел при реорганизации или ликвидации организации
8.1. Порядок работы с документами при реорганизации или ликвидации организации определяется распоряжением (приказом) о реорганизации или ликвидации.

8.2. При реорганизации и, в результате этого, передачи функций одной организации другой, последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством личные дела реорганизуемой организации и ее архив.

8.3. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путём разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место хранения личных дел уволенных работников определяется учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края28.

8.4. При реорганизации организации, когда из её состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются личные дела работников, перешедших на работу в эту организацию.

8.5. При реорганизации негосударственных организаций условия и место хранения личных дел уволенных работников определяется учредителями этих организаций, либо органами, уполномоченными на то учредительными документами29.

8.6. При ликвидации государственной или муниципальной организации личные дела в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив30.

8.7. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, личные дела уволенных работников передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение личных дел уволенных работников ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства31.
Приложение № 1

к п. 2.9, 6.7



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 05-15/110


№ п/п

Индекс доку-мента

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

1




19.03.2013

Заявление о приёме на работу


1




2




18.03.2013

Характеристика


2-3




3

Ю

827527



26.06.2001

Копия диплома

4




4




19.03.2013

Автобиография


4-5




5




19.03.2013

Анкета


6




6




19.03.2013

Трудовой договор


7-11




7




19.03.2013

Копия приказа о приёме на работу


12




..

..

..

……..


..





Итого __22 (двадцать два)_________________________________ документа

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __3 (три)__________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись Подпись Расшифровка подписи
Дата

Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение № 2

к п. 4.3.


ЖУРНАЛ


учёта личных дел работников организации


Номер дела

Фамилия, имя,

отчество

работника


Должность работника

Структурное подразделение

Дата

заведения дела



Дата

передачи дела

в архив


1

2

3

4

5

6

………

………

………

……….

…………

………..

05-15/110

Яковлева

Ирина

Викторовна

Заместитель начальника отдела

Юридический отдел

19.03.2013

………..

………

………

………

……….

…………

………..

Образец оформления журнала учёта личных дел работников организации

Приложение № 3

к п. 4.8

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Личное дело № 05-15/110

Фамилия ___Яковлева____ Имя ___Ирина___ Отчество ____Викторовна__


Отметки о выдаче или высылке личного дела


Дата выдачи

Кому выдано

Подпись

лица,


которому выдано дело

Номер телефона

Кому

выслано


(адресат)

Дата

высылки


Исходящий номер

Дата возврата

1

2

3

4

5

6

7

8
































































































Форма контрольной карточки


Приложение № 4

к п. 6.6
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________


В деле подшито (вложено) и пронумеровано 39 (тридцать девять) листа (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы__-________________________________________
пропущенные номера____-____________________________________________
листов внутренней описи__2 (два)_____________________________________


Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Имеются физические повреждения (разрыв и склейка)


17

Подшита копия взамен утраченного подлинника (акт об утрате от 11.10.2011 № 1)

21










Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата

Образец оформления листа-заверителя дела


Приложение № 5

к п. 6.10, 6.14


_
Ф. №____
Оп. №___
Д. №____
____________________________________________________________________________

_______________________________________

_______________________________________

(наименование архивного учреждения)



Министерство образования и науки Хабаровского края
Краевое государственное бюджетное образовательное

учреждение среднего профессионального образования

«Хабаровский краевой колледж искусств»

(«КГБОУ СПО «ХККИ»)
Отдел кадров


Личное ДЕЛО № 04-03
КОВАЛЕВА (ЗАЙЦЕВА) ИРИНА ЕВГЕНЬЕВНА



Начато: 25 апреля 2002 г.

Ф. №____
Оп. №___
Д. №____
Окончено: 16 января 2010 г.

На 15 листах
Хранить 75 лет ЭПК
В деле имеются документы

за 2011 год

Образец оформления обложки личного дела уволенного работника

Приложение № 6

к п. 7.2



Название организации
Фонд №


ОПИСЬ №

личных дел работников, уволенных

в 2012, 2013 годах





УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации


Подпись И.О. Фамилия

Дата



п/п


Индекс

дела


Заголовок дела


Крайние даты

Срок

хране-ния




Кол-во

листов



Примеча-ние




1

2

3

4

5

6

7




2012 год




89

04-11

Аверина Оксана

Петровна




26 июля 2010 г. –

06 июля 2012 г.



75 л. ЭПК

23

























112

04-11

Шпак Михаил

Владимирович




01 июня 2006 г. –

01 октября 2012 г.



75 л. ЭПК

15







2013 год




113

04-11

Бояров

Дмитрий Олегович




20 апреля 2008 г. –05 марта 2013 г.

75 л. ЭПК

24







….

….

………………………

……………..

….

….







128

04-11

Южакова Елена

Дмитриевна



12 октября 2005 г.–

20 июля 2013 г.



75 л. ЭПК

48






В данный раздел описи внесено 40 (сорок) дел с № 89 по № 128.


Инспектор отдела кадров И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации (указать наименование)


от №



УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного

учреждения


от №

  1   2

  • ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
  • Итого __ 22 (двадцать два) _________________________________ документа
  • ОПИСЬ №