Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Памятка по упорядочению документов по личному составу




страница1/6
Дата27.01.2017
Размер0.8 Mb.
ТипПамятка
  1   2   3   4   5   6
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

ПАМЯТКА

ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ОДОБРЕНО

решением ЦЭПК Главархива Москвы,

протоклол от 19 июня 2014 г. № 4


Москва
2014

ВВЕДЕНИЕ

Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа работников, размеров оплаты их труда, льготных прав и др., в связи с чем обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан РФ.

Ст. 17 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (далее – ФЗ) предусматривает обязанность всех организаций любой формы собственности обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе и по личному составу, образующихся в процессе их деятельности. Ликвидация юридического лица влечет прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

При ликвидации организации в соответствии со ст. 23 ФЗ ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий в обязательном порядке (в случае отсутствия вышестоящей организации) передает документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на договорной основе. Упорядочение архивных документов ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий. Если ликвидируемая организация не была источником комплектования государственного архива, место хранения определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Памятка по упорядочению документов по личному составу ликвидированных организаций (далее – Памятка) подготовлена с целью создания методической основы для совершенствования упорядочения и приема в ГБУ «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (далее – ГБУ «ЦГАТО Москвы») документов по личному составу ликвидированных организаций.

Памятка подготовлена в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, Законом города Москвы «Об архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 года, Основными правилами работы ведомственных архивов

(М., 1986), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, организациях Российской академии наук (М., 2007), ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010).

В Памятке используются основные понятия, применяемые в ФЗ. При ее подготовке были использованы методические материалы, подготовленные Федеральным архивным агентством (Росархивом), ВНИИДАД, архивными учреждениями РФ, а также учтена практика работы Главархива Москвы и ГБУ «ЦГАТО Москвы» по упорядочению и подготовке к приему документов. Положения Памятки основаны на Методических рекомендациях «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (М., Главархив Москвы, 2006).

Положения памятки определяют основные принципы и методы упорядочения документов по личному составу,

Памятка предназначена для членов Бюро ЦЭПК Главархива Москвы, работников ГБУ «ЦГАТО Москвы», занимающихся упорядочением документов, комплектованием и приемом документов от ликвидированных организаций, работников организаций, ведущих деятельность по упорядочению документов с последующей передачей в ГБУ «ЦГАТО Москвы», председателей ликвидационной комиссии или конкурсных управляющих, передающих на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций в ГБУ «ЦГАТО Москвы».



  1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Упорядочение документов включает в себя проведение экспертизы ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, составление описи, создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ.

1.2. Упорядочение документов по личному составу ликвидированных организаций может выполняться как сторонними организациями, так и работниками ГБУ «ЦГАТО Москвы».

1.3. Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи, – по видам документов.

1.4. После предварительного ознакомления с состоянием, составом и содержанием документов фонда, работник, занимающийся упорядочением документов, совместно с председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим проводит розыск недостающих документов. По результатам розыска председатель ликвидационной комиссии (ликвидатор) или конкурсный управляющий и организация, занимающаяся упорядочением документов, составляют акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленный в установленном порядке, или официальную справку об отсутствии (утрате) основных видов документов по личному составу, подписанную председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим и заверенную печатью.

1.5. В каждой организации образуется обязательный комплекс документов по личному составу со сроком хранения – 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера. Основные их виды:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- личные карточки;

- личные дела уволенных работников;

- трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости);

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

В организациях могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о предоставлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоении званий и присуждении премий; списки работников и др.).

При отсутствии документов по заработной плате, обязательных для передачи на хранение, в опись включаются другие документы о начислении заработной платы работникам (см. п. 2.5) с обязательным представлением председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим в ГБУ «ЦГАТО Москвы» официальной справки об отсутствии (утрате) конкретных видов документов.

2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Состав документов архивного фонда организации определяется в результате уточнения фондовой принадлежности и экспертизы их ценности.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

- определение состава документов, которые подлежат отбору и передаче на хранение в архив;

- определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;

- выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.

Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное предоставление информации в документах по личному составу организации.

2.2. На хранение отбираются подлинные документы. В случае отсутствия подлинника его заменяют заверенные копии документов. Документы, не обладающие реквизитами юридической достоверности (подписями, печатями и др.), но имеющие информационную ценность, являются незаверенными копиями. При упорядочении таких документов необходима ссылка на их копийность. Помимо того, копии, ксерокопии и компьютерные распечатки необходимо заверить у председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора)/конкурсного управляющего при проведении упорядочения документов.

2.3. При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения. В настоящее время при проведении экспертизы ценности управленческой документации применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010).

2.4. Основным методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

В процессе полистного просмотра документов проводится предварительное выделение дублетных экземпляров. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

2.5. При отсутствии (утрате) лицевых счетов работников организации на хранение оставляются расчетно-платежные ведомости по заработной плате. В ряде организаций лицевые счета ведутся только на штатных работников, на временных – заполняются расчетно-платежные ведомости. В этом случае на хранение оставляют лицевые счета штатных работников и расчетно-платежные ведомости, в которые включены временные работники.

При отсутствии лицевых счетов (лицевых карточек, счетов работников) и расчетно-платежных ведомостей в организации на хранение в опись включаются другие документы о начислении заработной платы: индивидуальные карточки учета сумм начисления выплат и иных вознаграждений, налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу, налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ), декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сведения о доходах физических лиц, журналы регистрации приема, перемещения (перевода), увольнения работников, выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним и др. Включение вышеуказанных документов в опись по личному составу производится только при условии представления в ГБУ «ЦГАТО Москвы» официальной справки председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора) либо конкурсного управляющего об отсутствии (утрате) основных видов документов по личному составу.

2.6. Расчетно-платежные ведомости в делопроизводстве организации чаще всего формируются в дела вместе с первичными бухгалтерскими документами. Расчетно-платежные ведомости при упорядочении выделяются и формируются в отдельные дела.

При проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав личных дел работников, помимо выделения к уничтожению дублетных экземпляров, черновиков приказов и характеристик, выделяются копии паспортов, трудовых книжек, медицинские справки, справки с места жительства и др. Это положение не относится к личным делам государственных гражданских служащих, экспертиза ценности которых не проводится.


3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. В процессе проведения экспертизы ценности документов при необходимости осуществляется работа по уточнению и определению фондовой принадлежности документов. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

3.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее. Весь комплекс документов, образующийся в деятельности юридического или физического лица, составляет его документальный фонд.

Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Для организации - фондообразователя характерно наличие:

- правового акта об его образовании, задачах и порядке деятельности (положение, устав, постановление, распоряжение, приказ и др.);

- самостоятельного баланса (сметы) и расчетного счета в банке;

- штатного расписания;

- печати и бланков.

3.3. Если в архиве организации при проведении предварительной систематизации обнаружены дела и документы других организаций, их необходимо отсистематизировать по названиям, а в дальнейшем при проведении экспертизы ценности документов уточнить их фондовую принадлежность, установить (по возможности) связи между организациями и решить вопрос о необходимости формирования на основе выявленных документов самостоятельных фондов, объединенных фондов.

3.4. В случае ликвидации или реорганизации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в архивный фонд последней.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

3.5. Самостоятельные архивные фонды создаются:

- при реорганизации организации в случае коренного изменения ее целевого назначения, профиля деятельности и функций;

- при преобразовании организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование и др.);

- при создании дочерних организаций, филиалов, отделений, являющихся юридическим лицом.

3.6. При упорядочении документов организаций могут создаваться объединенные фонды.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

- организаций, объединенных объектом деятельности;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников, полностью или частично передавались и передаются их преемникам.

Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются – даты образования (регистрации) и ликвидации деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.



4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются, и дела формируются вновь.

4.1. При проведении группировки документов в дела необходимо соблюдать следующие требования:

- включать в дела подлинные документы (в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии);

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа,

- группировать в дела документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела и др., при небольшом объеме документов одного вида, в случае проведения упорядочения документов за несколько лет, документы могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет). Например: Приказы генерального директора по личному составу за 2010-2013 годы),

- не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см (количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на тома;

- систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;

- формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

4.2. Документы по личному составу формируются в дела по следующим признакам:



Номинальный. Основанием для группировки служит вид документа (приказы, распоряжения, протоколы, лицевые счета и др.);

Алфавитный. Используется при формировании дел по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета и др.). Документы систематизируются в строгом алфавитном порядке фамилий или названий вплоть до последней буквы слова.

Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.

Чаще всего применяется сочетание нескольких признаков группировки документов в дела, что дает возможность глубже раскрыть состав и содержание документов, четко сформулировать заголовки дел. Так, распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.) группируются в дело по нескольким признакам: номинальному, хронологическому. Например: Распоряжения генерального директора №№ 1-200 по личному составу за 2004 год. Лицевые счета формируются по хронологическому и алфавитному (по алфавиту фамилий работников) признакам.


  1   2   3   4   5   6

  • ОДОБРЕНО решением ЦЭПК Главархива Москвы, протоклол от 19 июня 2014 г. № 4 Москва 2014
  • ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
  • 2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
  • 3 . ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
  • 4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
  • Номинальный.
  • Хронологический