Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Главная страница


Главное архивное управление при Совете Министров СССР




страница1/7
Дата30.06.2017
Размер1.02 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7
Главное архивное управление при Совете Министров СССР Всесоюзный научно исследовательский институт документоведения и архивного дела Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах Одобрены коллегией Главархива СССР 31.10.88, приказ Главархива СССР от 10.11.88 N 78 Москва - 1989 В Правилах изложены основные требования, регламентирующие комплекс работ с кинофотофонодокументами и видеофонограммам в ведомственных архивах: организацию ведомственного хранения документов, экспертизу ценности документов и комплектование ими ведомственного архива, обеспечение сохранности, классификацию и учет документов, научно-информационную деятельность ведомственного архива, подготовку и передачу ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение. Правила рассчитаны в первую очередь на работников ведомственных архивов кинофотофонодокументов и видеофонограмм. По мере необходимости могут использоваться всеми организациями, в деятельности которых образуются кинофотофонодокументы и видеофонограммы. Составители: канд. ист. наук В.М.Магидов (руководитель темы и отв. исполнитель), канд. ист. наук Л.А.Кобелькова (отв. исполнитель) - ВНИИДАД; канд. техн. наук Ф.А.Гедрович, канд. техн. наук В.А.Устинов - НИЦТД СССР. Введение Министерства, ведомства, центральные органы общественных организации, учреждения, организаций и предприятия1 согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденному постановлением Совета Министров СССР 4 апреля 1980 г. N 2742, обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подведомственных им организаций, а также пользование этими документами и своевременную передачу их на государственное хранение. Хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР до передачи их на государственное хранение осуществляют ведомственные архивы. _____ 1 В дальнейшем вместо слов министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие употребляется слово организация. 2 СП СССР. - 1980. - N 10. - Ст. 71. Ведомственные архивы в своей практической деятельности руководствуются законодательством СССР, союзных и автономных республик, приказами и указаниями министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят, положениями о ведомственных архивах, нормативными и методическими документами Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР. В целях улучшения ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм, соблюдения организациями требований нормативно-методических документов по архивному делу впервые подготовлены Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Правила базируются на ленинских принципах архивного строительства, закрепляют преемственность в работе государственных и ведомственных архивов с кинофотофонодокументами и видеофонограммами ГАФ СССР. Они учитывают требования, предъявляемые к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, Законом СССР Об охране и использовании памятников истории и культуры, достижения советского и зарубежного архивоведения, передовой опыт работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами. В Правилах использована современная терминология, закрепленная действующими государственными и отраслевыми стандартами, нормативно-методическими документами Гостелерадио СССР, Госкино СССР, Главархива СССР. Правила состоят из 8 разделов в соответствии с основными направлениями деятельности ведомственного архива. В разделе 1 определен правовой статус ведомственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы и видеофонограммы; рассмотрены их виды, задачи, функции и права по организации этих документов; раскрыт возможный состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведомственного архива. В разделе 2 определен порядок экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации (принципы и критерии экспертизы ценности документов, основные требования к ее организации, методике проведения и оформлению результатов). В разделе 3 освещен порядок подготовки кинофотофонодокументов и видеофонограмм к передаче их в ведомственный архив (общие требования к упаковке документов и оформлению единиц хранения, составлению текстовой сопроводительной документации, первичных учетных документов), а также приема документов в архив. Раздел 4 посвящен вопросам обеспечения сохранности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве. В нем сформулированы современные требования к созданию оптимальных условий хранения подобных документов: к зданиям архивов, помещениям и оборудованию хранилищ, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам хранения документов, размещению их в хранилище, изложен порядок выдачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм из хранилища, проведения контроля за сохранностью документов в ведомственном архиве, проверки их наличия и состояния. В разделе 5 изложены вопросы классификации кинофотофонодокументов и видеофонограмм, находящихся на ведомственном хранении. В раздел 6 включены важнейшие положения организации и проведения учета кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве (состав обязательных учетных документов архива и методика их составления), страхового фонда копий особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР. В разделе 7 сформулированы основные требования по созданию научно-справочного аппарата к кинофотофонодокументам и видеофонограммам и организации пользования ими. В разделе 8 изложен порядок подготовки и передачи кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение (определены предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве, состав комплекта документов и текстовой сопроводительной документации, порядок передачи документов в государственный архив). К Правилам прилагаются формы учетных и других документов, составленные, исходя из общих требований государственных и отраслевых стандартов, задач унификации документов, и список нормативно-методической литературы. Правила подготовлены в развитие Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986) и других действующих в настоящее время нормативно-методических документов1 учреждений государственной архивной службы СССР по отдельным направлениям работы ведомственных архивов с кинофотофонодокументами и видеофонограммами. Настоящие Правила освещают лишь важнейшие особенности работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами, а также содержат ряд уточнений состава комплекта документов, текстовой сопроводительной документации по сравнению с Инструкцией о порядке сдачи и приема кинофильмов в государственные архивы СССР (М., 1976), Инструкцией о порядке приема, учета, описания, хранения, использования фотодокументов в информационных агентствах, редакциях газет и журналов, отбора и передачи их в государственные архивы Союза ССР (М., 1981). Названные инструкции должны применяться с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах. ______ 1 См. список нормативно-методической литературы, с. 80. Правила рассчитаны в первую очередь на работников ведомственных архивов, кинофотофонодокументов и видеофонограмм. Вместе с тем важнейшие положения Правил (состав документов, порядок их классификации, экспертизы ценности, учета, передачи в государственный архив) учитывают особенности работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах управленческой и научно-технической документации. Правила могут по мере необходимости использоваться всеми организациями, в процессе деятельности которых образуются кинофотофонодокументы и видеофонограммы, и их ведомственными архивами. Отраслевые государственные фонды и другие организации, осуществляющие государственное хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу с ними в соответствии с нормативно-методическими документами, предназначенными для государственных архивов, хранящих кинофотофонодокументы и видеофонограммы. Правила подготовлены специалистами ВНИИДАД (головная организация) и НИЦТД СССР при участии работников ЦГАКФД СССР, ЦГАЗ СССР, центральных государственных архивов кинофотофонодокументов БССР, ГССР, КиргССР, ЛатвССР, ЛитССР, РСФСР, ТССР, УССР, ЦГАКФДЗ КазССР и ЦГАКФФД г.Москвы, Всесоюзного фонда телевизионных и радиопрограмм Гостелерадио СССР, Центральной студии документальных фильмов Госкино СССР, Главной редакции фотоинформации ТАСС. Составители: введение, разделы 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8 - канд. ист. наук В.М.Магидов (руководитель темы и отв. исполнитель), канд. ист. наук Л.А.Кобелькова (отв. исполнитель) - ВНИИДАД, раздел 4 - канд. техн. наук Ф.А.Гедрович, канд. техн. наук В.А.Устинов - НИЦТД СССР. В сборе и обобщении материала к подразделу 7.2 принимала участие кан. ист. наук, ст. науч. сотр. ВНИИДАД Т.М.Горяева, к подразделам 3.1 и 3.2 - зам. директора ЦГАКФФД РСФСР Н.Е.Кутырева. 1. Организация ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм 1.1. Правовой статус ведомственных архивов 1.1.1. Правовой основой создания ведомственных архивов является законодательство Союза ССР и союзных республик об охране и использовании памятников истории и культуры, а также постановление Совета Министров СССР Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274. 1.1.2. Согласно Положению о ГАФ СССР кинофотофонодокументы и видеофонограммы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций и имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав ГАФ СССР и независимо от ведомственной принадлежности, времени создания, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. В состав ГАФ СССР входят также страховые копии особо ценных документов, создаваемые организациями. 1.1.3. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы ГАФ СССР до передачи их в государственные архивы хранятся в ведомственных архивах. Ведомственный архив может быть самостоятельным учреждением с правами юридического лица, самостоятельным структурным подразделением или составной частью структурного подразделения организации. 1.1.4. Ведомственные архивы (фильмотеки, фототеки, фонотеки и видеотеки) создаются для хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм, образовавшихся в сфере массовой коммуникации (печать, кино, телевидение, радиовещание, грамзапись и др.). 1.1.5 Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, образовавшиеся в сфере управления, научных исследований и технических разработок, поступают в ведомственные архивы управленческой и научно-технической документации. 1.2. Основные задачи и функции ведомственного архива 1.2.1. Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, которое устанавливает правовой статус ведомственного архива, источники его пополнения кинофотофонодокументами и видеофонограммами и их состав, задачи и функции архива, его права. 1.2.2. Основные задачи ведомственного архива: - пополнение (комплектование) архива профильными кинофотофонодокументами и видеофонограммами; - обеспечение сохранности, учета и описания документов, организация пользования хранящимися в архиве документами, а также подготовка и передача кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР на государственное хранение согласно требованиям, установленным государственной архивной службой СССР; - осуществление методического руководства и проверок состояния хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм в структурных подразделениях организаций, 1.2.3. Основные функции ведомственного архива: - прием на хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм; - классификация принятых на хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм; - учет и обеспечение сохранности кинофотофонодокументов и видеофонограмм, принятых в архив; - создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве кинофотофонодокументам и видеофонограммам; - экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм, хранящихся в архиве, представление на рассмотрение экспертных служб организаций и государственных архивов описей кинофотофонодокументов и видеофонограмм постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; участие в работе экспертных служб организаций и государственных архивов; оказание методической помощи структурным подразделениям организации в проведении экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм; - выявление и учет особо ценных кинофотофонодокументов и видеофонограмм, организация, создание, хранение и учет страхового фонда копий этих документов; - организация и учет пользования кинофотофонодокументами и видеофонограммами архива; - проверка сохранности и правильности оформления кинофотофонодокументов и видеофонограмм в структурных подразделениях организаций; - подготовка и передача на государственное хранение кинофотофонодокументов и видеофонограмм ГАФ СССР, страховых копий особо ценных документов в установленном комплекте, с текстовой сопроводительной документацией и соответствующим научно-справочным аппаратом; - участие в подготовке нормативно-методических документов по вопросам ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм; - проведение мероприятий по повышению квалификации работников архива. 1.2.4. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право: - давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации по вопросам, входящим в компетенцию архива; - запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива. 1.3. Состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведомственного архива 1.3.1. В ведомственном архиве постоянно и временно хранятся оригиналы и копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм с различными носителями информации, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций. Примечания. 1. Кинодокумент - документ, содержащий изобразительную (в немом кино) или аудиовизуальную (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом. 2 Фотодокумент - документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом. 3. Фонодокумент (фонограмма) - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную посредством любой системы звукозаписи. 4. Видеофонограмма - документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи. 1.3.1.1. Оригиналы кинофотофонодокументов и видеофонограмм образуются в результате авторской съемки и первичной записи информации. Примечания. 1. Оригиналы кинодокументов - изображение на негативной кинопленке (негатив), изображение на обращаемой кинопленке (позитив); для звуковых кинодокументов также - запись звука на негативной кинопленке (фонограмма-негатив), запись звука на магнитной ленте (фонограмма магнитной записи). 2. Оригиналы фотодокументов: изображение на негативной фотопленке (негатив), стеклянной или любой другой пластинке (фотопластинка), изображение на обращаемой фотопленке (диапозитив или слайд), фотобумаге. 3. Оригиналы фонодокументов: граммофонный оригинал; запись звука на негативной кинопленке (фонограмма-негатив), восковом валике, магнитной ленте или любом другом носителе информации. 4. Оригиналы видеофонограмм: запись изображения и звука на магнитной ленте, металлическом или любом другом дисковом носителе (видеодиск). 1.3.1.2. Копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм изготавливаются путем одно- или многократного копирования оригинала в целях обеспечения его сохранности, организации широкого распространения заключенной в нем информации. Примечания. 1. Копии кинодокументов: изображение на позитивной кинопленке (позитив); промежуточный позитив; контратип (дубликат негатива); копии звуковых кинодокументов - изображение на позитивной кинопленке, совмещенное с записью звука на той же пленке (синхрон). 2. Копии фотодокументов: контратип (дубликат негатива); изображение на позитивной фотопленке (позитив), стеклянной или любой другой пластинке (фотопластинка); позитивное изображение на фотобумаге (фотоотпечаток). 3. Копии фонодокументов: грампластинка, запись звука на позитивной кинопленке (фонограмма-позитив), магнитной ленте или любом другом носителе информации. 4. Копии видеофонограмм: запись изображения и звука на магнитной ленте, металлическом или любом другом дисковом носителе (видеопластинка). 1.3.2. Оригиналы и копии кинофотофонодокументов и видеофонограмм составляют комплект. Состав комплекта документов временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами, документов, подлежащих государственному хранению, - настоящими Правилами (см. п. 8.2.2.1). Все элементы, входящие в комплект, должны быть тождественны между собой по содержанию. 2. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации 2.1. Принципы и критерии экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.1.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится на основе принципов историзма, коммунистической партийности, всесторонности и комплексности. Они находятся в диалектическом единстве друг с другом и применяются во взаимосвязи. 2.1.2. Ценность кинофотофонодокументов и видеофонограмм определяется с помощью общих (применяемых для оценки любых документов) и специфических (применяемых для оценки только кинофотофонодокументов и видеофонограмм) критериев. 2.1.2.1. К общим критериям относятся: - значение организации (лица), создавшей документ, в общественной жизни; - время и место образования документа; - значимость события, отраженного в документе; - значимость информации, содержащейся в документе; - физико-химическое и техническое состояние документа. 2.1.2.2. К специфическим критериям относятся: - значение личности исполнителя (для художественных произведений); - особенности документа как произведения искусства; - своеобразие носителя и способа записи информации. 2.1.3. При экспертизе кинофотофонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав управленческой и научно-технической документации, применяются также специфические, специально разработанные для этих групп документов критерии ценности. 2.2. Порядок проведения экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.2.1. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм проводится ежегодно работниками структурных подразделений, в которых создаются документы, и ведомственного архива совместно с экспертными службами организации. Примечание. Экспертные службы организации: постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации, экспертные комиссии (ЭК) организации и структурных подразделений, художественно-технический совет или группа творческих и технических работников, специально назначенная руководством для оценки содержания и технического состояния кинофотофонодокументов и видеофонограмм. В состав комиссии, совета, группы включается представитель ведомственного архива. 2.2.2. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы подвергаются экспертизе в комплексе с письменными и другими документами, имеющими непосредственное отношение к их изготовлению. 2.2.3. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм используются перечни и другие методические пособия, определяющие состав документов, подлежащих хранению в ведомстве, а также передаче в государственный архив. 2.2.4. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, состав и сроки хранения которых точно не определены нормативами, подвергаются всестороннему анализу с помощью критериев ценности (см. п. 2.1.2). Подобные документы подлежат обязательному просмотру и прослушиванию. 2.2.5. При экспертизе ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм отбираются документы с повторяющейся информацией (дублетные, вариантные, поглощенные). Примечание. Дублетные - документы, размноженные в нескольких экземплярах; вариантные - два или более документа, содержащие варианты изобразительной и или звуковой информации, то есть такие различия, которые не изменяют ее сущности; поглощенные - кинокадры, фрагменты фонограмм, видеофонограмм, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле-, радиопередач и других произведений. 2.2.5.1. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы с повторяющейся информацией выявляются в процессе целевой экспертизы ценности в ведомственном архиве (при наличии в нем подобных документов). Для этой цели используются каталоги, механизированные, автоматизированные и другие информационно-поисковые системы, позволяющие вести поиск документов по тематическому, авторскому и другим признакам. 2.2.5.2. Выявление кинофотофонодокументов и видеофонограмм с повторяющейся информацией осуществляется при их отборе на государственное хранение. Оно проводится по учетным документам. Сравнительному анализу подвергаются во взаимосвязи две группы учетных документов: на документы организации, в архиве которой они отложились (собственного изготовления), и на документы, поступившие от других организаций. В первую очередь изучаются учетные документы, составленные на документы постоянного хранения, а затем - временного. 2.2.5.3. Выявленные кинофотофонодокументы и видеофонограммы при необходимости просматриваются и прослушиваются. При их анализе определяется степень полноты повторения информации, периодичность образования документов с повторяющейся информацией. 2.2.6. В процессе экспертизы ценности документов в организации выявляются кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие какие-либо повреждения. Характер дефектов учитывается при установлении срока хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм в ведомственном архиве. Оценка подобных документов осуществляется с учетом требований, изложенных в подразд. 4.6 настоящих Правил. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, имеющие дефекты, подлежат временному хранению с разрешения руководства организации. Исключение составляют особо ценные документы, принимаемые на постоянное хранение независимо от их технического состояния (см. п. 6.2.1). 2.3. Оформление результатов экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм 2.3.1. По итогам экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации составляются первичные учетные документы, описи документов постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению. Подготовка первичных учетных документов и описей осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в подразд. 3.3 и п. 6.1.3 настоящих Правил. 2.3.2. Акт о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению (прил. 1) составляется в необходимом количестве экземпляров (не менее трех) после подготовки описей документов постоянного хранения. 2.3.2.1. Акт составляется раздельно на кино-, фото-, фонодокументы и видеофонограммы. 2.3.2.2. Сведения о документах, собранных к уничтожению, приводятся в акте в определенном порядке (по хронологии, алфавиту названий и т.д.). 2.3.2.3. В акте о выделении к уничтожению фонодокументов и видеофонограмм магнитной записи в обязательном порядке делается отметка о возможности повторного использования ленты после размагничивания. В графе Примечание акта указывается: лента подлежит повторному использованию. Примечание. Повторно может быть использована магнитная лента, оставшаяся после размагничивания записей со сроком хранения не более 5 лет и временем звучания более 20 мин. 2.3.3. Описи и акты рассматриваются соответствующей экспертной службой организации и утверждаются ее руководителем. Примечание. Акты о выделении кинофотофонодокументов и видеофонограмм к уничтожению подписываются руководителем организации только после утверждения экспертной службой архивного учреждения описей документов постоянного хранения за тот же период времени. 2.3.4. Полностью оформленные акты передаются в бухгалтерию организации для регистрации. 2.3.5. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, утратившие практическую ценность для организации, но не вошедшие в перечни документов, подлежащих государственному хранению, а также кинофотофонодокументы и видеофонограммы, при оценке которых у экспертов возникли затруднения, отбираются к уничтожению только по согласованию с соответствующим архивным учреждением. 2.3.6. Кинофотофонодокументы и видеофонограммы, выделенные к уничтожению, после утверждения актов хранятся отдельно от других документов. Они могут быть направлены на предприятия химической промышленности в качестве вторичного сырья или утилизированы каким-либо другим способом. 2.3.6.1. Передача документов соответствующим организациям (для утилизации или повторного использования) и на склад оформляется приемо-сдаточными накладными, которые регистрируются в бухгалтерии. Номер, дата накладной и объем сданных документов указываются в акте о выделении документов к уничтожению. 2.3.6.2. Уничтоженные или переданные в организации для повторного использования кинофотофонодокументы и видеофонограммы снимаются с учета в ведомственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в подразд. 6.1. настоящих Правил.
  1   2   3   4   5   6   7

  • Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах
  • 1. Организация ведомственного хранения кинофотофонодокументов и видеофонограмм 1.1. Правовой статус ведомственных архивов
  • 1.2. Основные задачи и функции ведомственного архива
  • 1.3. Состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм ведомственного архива
  • 2. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм в организации
  • 2.2. Порядок проведения экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм
  • 2.3. Оформление результатов экспертизы ценности кинофотофонодокументов и видеофонограмм